8 načina za povećanje produktivnosti zaposlenika u vašem malom poduzeću
Ali što je s vašim timom? Za razliku od divovskih korporacija, nemate ogroman budžet za plaće, tako da je svaku minutu vašeg tima na satu potrebno što učinkovitije iskoristiti..
Međutim, radnici u Sjedinjenim Državama imaju problem s produktivnošću. Na poslu provodimo više vremena nego u većini drugih industrijaliziranih zemalja, ali sve ovo dodatno vrijeme ne znači da ćemo biti gotovi. Zapravo, produktivnost je uglavnom bila u padu od velike recesije.
Jedan od najboljih načina za povećanje produktivnosti je povećati angažman zaposlenika jer produktivnost i angažman idu ruku pod ruku. Međutim, postoje mnoge druge ekonomične strategije pomoću kojih možete dobiti više od svog tima.
Važnost ravnoteže između posla i života
Prije provedbe bilo kakvih planova za povećanje produktivnosti vašeg tima, važno je razumjeti psihologiju koja se krije iza same produktivnosti. Što se, točno, čini da neki radnici budu produktivniji od drugih?
Odgovor je prilično jednostavan. Istraživanje sa Sveučilišta u Warwicku otkrilo je da su radnici, kad su sretni, 12% produktivniji. Sreća i pozitivna ravnoteža između posla i života često se pretvaraju u radnike koji su angažirani, predani i što je najvažnije, produktivan.
Ako vam ovo zvuči previše jednostavno, pogledajte tržište rada u Danskoj. Prema svjetskom istraživanju vrijednosti, Danci su najsretniji na svijetu, a to uključuje i vrijeme koje provode na poslu. Ministarstvo vanjskih poslova Danske kaže da su i druga najproduktivnija zemlja u Europskoj uniji.
OECD indeks boljeg života svrstao je Dansku i Nizozemsku na vrh popisa zemalja s najboljom ravnotežom između profesionalnog i privatnog života. Kao što možda pretpostavljate, Sjedinjene Države su gotovo na dnu.
Iz ovoga možemo razumno zaključiti da što više radite na povećanju zdravlja, sreće i ravnoteže radnog i životnog tima, to će vam više vratiti uslugu s većom produktivnošću. To zauzvrat dovodi do većeg profita za vas i boljeg radnog okruženja za sve.
Kako povećati produktivnost svog tima
Ne treba ogroman proračun za plaće da biste poboljšali radni život ljudi. Kao vlasnik male tvrtke možete puno učiniti kako biste što bolje poboljšali svoj tim.
1. Odredite razumna radna vremena
Možda se čini kontraproduktivno, ali zahtijeva vaš tim da radi manje moglo ih potaknuti na proizvodnju više.
Prema tvrtki Fast Company, radnici u Danskoj obično rade samo 33 sata tjedno. A, godišnje imaju barem pet do šest tjedana godišnjeg odmora (zajedno s porodiljnim dopustom do godinu dana kada im zatreba).
U Sjedinjenim Državama se dugi sati često vide kao predanost. Međutim, to može rezultirati "prezentiranjem", kad radnici rade, ali ne rade u punom kapacitetu zbog bolesti, nedostatka sna ili drugih zdravstvenih čimbenika. Harvard Business Review navodi kako prezentiralizam može smanjiti individualnu produktivnost za jednu trećinu. Dugi sati također mogu dodatno smanjiti produktivnost zbog stresa, prekida rada i poremećene ravnoteže radnog i privatnog života.
Da biste se borili protiv toga, učinite što možete da smanjite sate svog tima. Pustite ljude rano ujutro kući ili im dajte fleksibilnost da dođu kasnije u ponedjeljak ujutro. To ne samo da će smanjiti troškove rada u vašem poslu, već ćete vjerojatno otkriti da će vaš tim zauzvrat raditi više.
2. Budite fleksibilni s planiranjem
2. Budite fleksibilni s planiranjemSmanjenje sati jedna je strategija za povećanje produktivnosti; fleksibilnost s tim radnim vremenom usko je povezana.
Sve će potrebe biti drugačije, pa razgovarajte sa svojim ljudima kako biste to saznali gdje treba im veća fleksibilnost tijekom radnog tjedna. Na primjer, možda imate jednu osobu koja bi voljela dužu pauzu za ručak utorkom kako bi pohađala čas joge, dok bi netko drugi volio otići rano srijedom kako bi pokupio dijete iz vrtića.
Ovisno o vašem poslu, možda ćete biti u mogućnosti prilagoditi svačije potrebe. Međutim, otkrivanje kome treba šta i ako date sve od sebe da svoj tim pružite više fleksibilnosti, pokazat će da vam je stalo do njihove sreće i dobrobiti. To zauzvrat može pojačati angažman i dovesti do veće produktivnosti.
3. Dajte svom timu više autonomije
Svako društvo ima različite kulturne norme i vrijednosti. I, te norme i vrijednosti izravno utječu na to kako se ponašamo. Početkom 1970-ih, psiholog Geert Hofstede razvio je okvir za mjerenje tih društvenih normi koristeći Hofstedeve kulturne dimenzije.
Kulturne dimenzije Hofstedea mjere šest dimenzija unutar svake kulture. To uključuje:
- Indeks udaljenosti snage
- Individualizam nasuprot kolektivizmu
- Izbjegavanje neizvjesnosti
- Muškost protiv ženstvenosti
- Dugoročna orijentacija prema kratkoročnoj orijentaciji
- Prepuštenost i suzdržanost
Kad shvatite jedinstvene dimenzije kulture i kako se njihove kolektivne vrijednosti razlikuju od vaše, možete postati bolji komunikator i bolji menadžer.
Dakle, kakve sve to veze ima s povećanjem produktivnosti u vašem malom poduzeću? Pa, prilično malo, pogotovo kada je riječ o autonomiji.
Autonomija, ili njezin nedostatak, izravno je povezana s indeksom udaljenosti snage. Udaljenost udaljenosti je očekivanje i vjerovanje da se snaga raspodjeljuje nejednako. Dakle, u zemljama s visokim indeksom udaljenosti snage manje moćni članovi organizacije vjeruju u nejednakost snage. Njihov upravitelj im govori što treba raditi, a oni to rade bez pitanja. U zemljama s niskim indeksom udaljenosti snage, članovi tima vjeruju da su ravnopravni sa šefom. Odnos je više suradnja, a manje "šef i zaposlenik".
Ne treba čuditi da Sjedinjene Države imaju visok indeks udaljenosti snage; imamo 40. Danska ima najniži indeks udaljenosti na svijetu; rangirani su s 18 godina.
Danci imaju bogat i osnažen radni vijek dijelom i zbog toga što imaju veliku autonomiju. A, ima i dosta istraživanja koja podupiru ono što su Danci znali godinama: Više autonomije = veća sreća = veća produktivnost.
Studija objavljena u časopisu European Journal of Work and Organizational Psychology otkrila je da su radnici koji su imali veću autonomiju i podršku imali veće zadovoljstvo i motivaciju. Druga studija objavljena u Nordic Journal of Working Life Studies otkrila je da decentralizirano odlučivanje (poznato i kao autonomija) dovodi do veće produktivnosti finskih radnika.
Sve ovo upućuje na isti zaključak: Što više kontrole predate članovima svog tima, sretniji i produktivniji će biti.
Važno je pojasniti da pružanje više samostalnosti vašem timu ne znači i dopustiti im da rade ono što žele, kad oni žele. Svaki zaposlenik treba granice. No umjesto da govorite svojim ljudima što treba raditi, recite im što želite vidjeti, a zatim im dopustite da odaberu kako to učiniti. Imati slobodu izbora kako baviti se svojim poslom bitna je komponenta autonomije.
Dajte svojim ljudima moć da sami donose odluke kad god je to moguće. Pokažite da im vjerujete da rade svoj posao odstupivši. Možda ćete se iznenaditi koliko još možete učiniti kada predate uzde.
4. Pokušajte ograničiti prekide
Prema pisanju Washington Posta, tipični radnik prekida se ili prebacuje zadatke svake tri minute. Potražnja tamo gdje su stali može potrajati 20 minuta ili više.
Prekidi su ogroman trošak za produktivnost i mogu nam oduzeti najbolje ideje i trud. Iako se često prisilimo da radimo brže kako bismo nadoknadili izgubljeno vrijeme, povećana brzina dolazi uz cijenu.
Istraživači sa Sveučilišta Humboldt otkrili su da su radnici koji su neprestano bili prekida nadoknađeni izgubljeno vrijeme radeći brže kako bi dovršili svoj zadatak. Iako ovo nije iznenađenje (uostalom, svi to radimo), povećana brzina dovodi do većeg stresa, vremenskog pritiska i frustracije. Ti čimbenici mogu ograničiti produktivnost u budućim zadacima.
Washington Post razgovarao je sa stručnjakom za učinkovitost Edwardom G. Brownom, koji predlaže stvaranje sporazuma o zaključavanju vremena s članovima tima. Vremensko zaključavanje je dogovoreno "tiho vrijeme" kada se svi mogu jednostavno usredotočiti na svoj rad. S vremenskim zaključavanjem, radnici se moraju složiti, pismeno, da ne prekidaju kolege, osim ako nije hitno.
Brown kaže da je jedan klijent konzervativno procijenio da se osobna produktivnost povećala za 40% do 60% nakon što su počeli koristiti Time Lock tehniku.
Naravno, vaša tvrtka možda neće moći koristiti ovu tehniku. Razgovarajte sa svojim ljudima o vrstama prekida s kojima se svakodnevno ili tjedno susreću. Saznajte koji prekidi najviše štete njihovoj produktivnosti i učinite sve što možete kako biste ih smanjili ili uklonili.
5. Unajmite pomoćne ljude
Krenimo s izmišljenim scenarijem. U svom poslu imate dva menadžera. Vaš prvi menadžer, Bill, prati sve u svom timu očima sokola. Ako se kupac žali, odmah pretpostavlja da je kriv njegov tim i brzo daje do znanja svima da nije zadovoljan njihovim performansama. Njegov tim radi u okruženju napetosti, nepovjerenja i straha.
Sarah, tvoja druga menadžerka, potpuno je suprotno. Tretira se prema svom timu kao prema obitelji. Ona brzo daje nekoga za slušanje i prva je koja podržava novu ideju ili inicijativu. Uvijek sluša obje strane priče, a kad joj netko iz tima treba, ona im se vrati. Atmosfera ispod Saraha je ugodna, gostoljubiva i opuštena.
Da ste zaposlenik, za kojeg biste menadžera radili najteže?
Vašem timu potrebna je podrška na poslu, a prvu liniju podrške dolazi od njihovog rukovoditelja, bilo da ste to vi ili netko koga ste angažirali. Ako želite povećati produktivnost svog tima, morate pažljivo pogledati svoje menadžere (ili vlastiti stil upravljanja).
Najbolji menadžeri vode politiku otvorenih vrata. To znači da su njihova vrata uvijek otvorena za članove tima koji mogu ući i izraziti zabrinutost, postaviti pitanja ili razgovarati o problemima. Ako se članovi tima ne osjećaju ugodno u komunikaciji s menadžerom ili se boje da će im se oštro suditi otkrivajući da ne znaju kako nešto učiniti, produktivnost će pasti.
Zatim provjerite može li vaš tim računati na vašu podršku. Pokažite ovu posvećenost iz dana u dan i nemojte se obeshrabriti ako vam treba vremena da steknete njihovo povjerenje (posebno ako je radno okruženje toksično). S vremenom će vaši ljudi vidjeti kako im imate leđa. Njihova predanost (i produktivnost) će se poboljšati.
6. Poštujte njihove granice
Uvijek će postojati još jedan telefonski poziv za povratak i još jedan email za odgovor. "Digitalno puzanje" radnog života 21. stoljeća utječe na sve, šefove i zaposlenike. Međutim, očekivati da će članovi tima odgovoriti na e-poruke u 22:00 ili dovršiti posao slobodnim danima nije samo nerazumno, već je i nezdravo.
Ako želite povećati produktivnost, važno je shvatiti da vaši zaposlenici imaju život izvan posla. To vrijedi i za pauze za ručak. Studija objavljena u časopisu Academy of Journal Journal otkrila je da je produktivnost opala (a umor se povećao) kad su radnici preskočili ručak.
Radnicima može biti teško otpustiti posao, posebno u Sjedinjenim Državama (gdje se, opet, dugi sati često vide kao veća obveza). Dakle, javite svojim ljudima da cijenite njihove živote izvan posla. Pitajte ih o njihovim obiteljima i hobijima i potaknite ih da zakažu vrijeme za ove aktivnosti i obveze jednako kao što to čine sastanci i projekti.
Također se morate voditi primjerom. Uložite vrijeme u svoju obitelj, hobije ili duhovne potrage, a o svom interesu razgovarajte sa svojim timom. Kad god je to moguće, izbjegavajte slanje e-pošte svojim ljudima kada nisu na poslu.
Na kraju, pobrinite se da svi u vašem timu uzmu pravi odmor za ručak; to znači jesti daleko od svojih stolova, idealno vani, gdje mogu dobiti malo sunca i svježeg zraka. Ako je moguće, stvorite im čist i privlačan prostor da jedu, kako u zatvorenom prostoru, tako i na otvorenom.
7. Pratite nivoe stresa
Možda mislite da bi veći stres doveo do smanjenja produktivnosti. To je istina, ali samo u određenom trenutku. Postoji čarobna visoravan kada stres zapravo može povećati produktivnost.
Zakon Yerkes-Dodson, koji su 1908. godine razvili psiholozi Robert Yerkes i John Dillingham Dodson, diktira da se performanse i produktivnost povećavaju s povećanjem razine uzbuđenja (stresa). Međutim, ako razina stresa postane previsoka, produktivnost počinje opadati.
Na primjer, koliko često ste se našli pred izazovnim rokom za koji niste bili sigurni da biste se mogli sastati? Jeste li lepršali ili ste proizveli neki od svojih najboljih radova? Ako vam zadatak nije bio previše zahtjevan, vjerovatno ste se divili prigodi. Ovo je zakon Yerkes-Dodson na djelu. Kad su stres i složenost na pravim razinama, povećavaju se performanse.
Sada, škakljiv dio je znati koliko stresa dovodi do optimalnih performansi. Novi ili teški zadaci zahtijevaju manje buđenja za optimalno djelovanje, dok poznati ili jednostavni zadaci zahtijevaju veću razinu stresa kako bi povećali motivaciju i produktivnost.
Zbog toga je važno pogledati što rade vaši zaposlenici i analizirati koliki stres može biti povezan s raznim zadacima. Zatim možete poduzeti korake za povećanje ili smanjenje razine uzbuđenja kako biste povećali produktivnost.
Evo primjera: zamislite da ste pitali Pam, jednog od vaših zaposlenika, da napiše ovogodišnji bilten o kupcima. To je učinila već nekoliko puta, i iako dobro piše, obično joj treba nekoliko dana da ispuni zadatak. Za nju je to dobro poznat zadatak s niskim uzbuđenjem, pa bi je možda malo vukao za noge.
Možete poboljšati njenu produktivnost čineći zadatak izazovnijim; na primjer, tražeći od nje da intervjuira kupca za ovaj mjesečni bilten ili joj da kraći rok.
Na suprotnom kraju spektra je Daniel. Upravo ste ga postavili za stvaranje tjednih financijskih izvještaja vaših poduzeća. Još uvijek uči postupak, a svaki tjedan čini nekoliko pogrešaka. Ne pomaže da izvještaji moraju biti gotovi najkasnije u petak popodne. S ostalim njegovim odgovornostima, gotovo je nemoguće ispuniti ovaj rok.
Ovo je primjer novog i teškog zadatka koji također ima veliku pobudu (od kratkih rokova i složenosti zadatka). U ovom slučaju, željeli biste učiniti sve što možete kako biste oslobodili Daniela neke druge odgovornosti kako bi mu smanjila razinu stresa kako bi on tada mogao uložiti više vremena i energije u učenje kako generirati financijska izvješća.
Važno je da se fokusirate na ravnotežu kada je u pitanju analiza zadataka i razine stresa. Ako previše pobuđujete zbog pogrešnih zadataka, na kraju ćete sniziti produktivnost.
8. Koristite strategije upravljanja vremenom
Još jedna strategija koju možete koristiti da povećate produktivnost je da naučite svoj tim učinkovitim strategijama upravljanja vremenom. Jedna od popularnih strategija je tehnika Pomodoro, koju je razvio Francesco Cirillo krajem 1980-ih.
Tehnika je osvježavajuće jednostavna. Pomoću timera radite određeno vrijeme, obično 25 minuta. Zatim se odmaraš, obično 3-5 minuta. Ti prekidi se nazivaju pomodoros, Talijanski za "rajčicu", nazvanu timerom u obliku rajčice koju je Cirillo koristio dok je bio učenik.
Nakon četiri pomodore napravite dužu pauzu, obično 15-30 minuta.
Strategija djeluje iz više razloga. Prvo, otkucavanje tajmera pomaže vam da se usredotočite na zadatak koji je pred vama. Doslovno možete čuti kako vrijeme prolazi, što može biti nevjerojatno motivirajuće. Tajmer vas također podsjeća na kratke pauze. Istraživanja su iznova i iznova pokazala da česti prekidi zapravo povećavaju produktivnost.
Studija objavljena u časopisu "Ergonomics" otkrila je da česti, kratki odmori, pogotovo u pratnji istezanja, rezultiraju većom produktivnošću u odnosu na manje, duže pauze. Druga studija objavljena u časopisu Work & Stress otkrila je da su česti odmori odmora jedan od najučinkovitijih načina za održavanje radnog učinka.
Učinkovito upravljanje vremenom i česti odmori su važni. Ali važno je i ono što radite sa svojim prekidima. Istraživači s MIT-a otkrili su da se povećala produktivnost, kao i snaga same društvene skupine, kada su zaposlenici odmorili s kolegama u svojoj društvenoj skupini. Dakle, možete poboljšati učinak zakazivanjem pauze zaposlenika s kolegama s kojima su prijatelji.
Učinak se također može povećati kada radnici izađu na sunčanje i svježi zrak, pa potaknite članove tima na brzu šetnju vani na odmoru. To je još jedno područje u kojem možete najbolje voditi primjerom. Napravite česte odmore i potrudite se izaći na vježbu.
Završna riječ
Završna riječVlasnici malih poduzeća obično nemaju dovoljno vremena ili novca da učine sve što žele. Ali za povećanje produktivnosti nisu potrebna velika ulaganja. Većinu vremena jednostavno je potrebno i više svijesti od vlasnika i menadžera.
Ako ste vlasnik tvrtke, što činite kako biste potaknuli veću produktivnost svog tima? Ako radite za veću organizaciju, što vaša tvrtka čini kako bi povećala produktivnost?
