13 načina za smanjenje administrativnih nadgledanih troškova u vašem poslovanju
Izrada načina kako smanjiti ili eliminirati određene administrativne troškove ključna je za profitabilnost i dugoročni uspjeh vaše tvrtke. Obrezivanje ovih troškova smanjit će prihode potrebne za postizanje ravnoteže ili zarad dobiti, pružiti veću fleksibilnost u dugoročnoj strategiji određivanja cijena i poboljšati novčani tok.
Kako smanjiti administrativne troškove
1. Ne kupujte - iznajmite
Odluka o vlasništvu ili iznajmljivanju imovine općenito se temelji na vašoj razmjeri poslovanja. Vlasništvo ili dugoročni najmovi povećavaju vaše fiksne troškove i financijsku izloženost. Iako mjesečni ugovori o najmu kratkoročno koštaju malo više, mogućnost da se sporazum raskine i premjesti u prikladniji prostor dugoročno štedi novac i odgovornost. Na fluktuirajućem tržištu, mudrija odluka bi mogla biti ograničenje financijske izloženosti, štedeći vaš novac za to vrijeme kada ste ugodniji tržišnim mogućnostima i ulaganju koje će zadovoljiti vaše kriterije.
2. Ograničite troškove putovanja i zabave
Odnosi s klijentima uvijek su važni i nikada ne smiju biti ugroženi. Međutim, vrijednost sastanaka licem u lice nije funkcija raskošnih poklona i skupih večera u luksuznim restoranima. Uspostaviti politiku zabave koja odgovara ekonomiji; vaši klijenti i izgledi će se razumjeti jer njihova tvrtka vjerojatno provodi slična pravila.
3. Telecommute
Tehnologija učinkovito smanjuje udaljenost, tako da nema potrebe za administrativnim osobama ili specijalistima da budu fizički smješteni zajedno. Zaposlenici koji rade od kuće ili u mjesečnim privremenim objektima smanjuju ili uklanjaju velike troškove uredskog prostora, kao i potražnju za pomoćnim uslugama. U mnogim slučajevima zaposlenici koji imaju mogućnost daljnjeg komuniciranja uzimat će manje plaće zbog slobode i nedostatka troškova putovanja na posao.
4. Ured zakupa i dvorište
Ako imate višak prostora koji se neće koristiti godinu dana ili više, istražite podnajam. Kao posjednik nastavit ćete kontrolirati prostorije i aktivnosti u prostoru, a imat ćete dodatni prihod da nadoknadite trošak vlastitih objekata.
Prije nego što pristanete na podnajam, trebali biste biti sigurni da prostor neće biti potreban tijekom trajanja ugovora. Uključite jezik u ugovor o prijevremenom raskidu ako postane neophodan. Vaša sposobnost da ponovo zauzmete prostor pruža maksimalnu fleksibilnost i može se ogledati u sporazumu bilo smanjenjem najma stanara za vrijeme trajanja ugovora ili plaćanjem kazne ako je potrebno raskidanje..
5. Refinanciranje duga
Trenutno su kamate neuobičajeno niske. Ako imate dugoročni dug prema opremi, strojevima ili nekretninama, sada je vrijeme za refinanciranje s ciljem da se plaćanja što je moguće brže smanje na kratkoročni rok. U teškim vremenima novac je kralj, pa želite žuriti što je moguće bliže.
6. Izbacite pretplate i članstva
S vremenom, mnoge tvrtke dodaju pretplate i članstva zbog svoje industrije i malih troškova koji su uključeni u jednu udrugu. Međutim, ti se troškovi mogu brzo nadograditi i proći neopaženo, jer se često pojavljuju na različitim rasporedima i izvještajima o troškovima.
Pregledajte sve svoje društvene, bratske i poslovne pripadnosti kako biste provjerili da su potrebne i redovito doprinosite profitabilnom poslovanju vaše tvrtke. Uklonite one koji to ne čine.
7. Smanjite troškove putovanja
Ako je moguće, uklonite putovanja, zamijenite putovanja telefonskim pozivima, e-mailovima i video sastancima. Ako morate letjeti, planirajte unaprijed kako biste izbjegli velike troškove "iznenadnog" putovanja. Povećajte nadzor računa svog troška kako biste osoblju poslali jasnu poruku da su troškovi važni.
Kada putujete, odmarajte se u poslovnim hotelima, a ne u luksuznim hotelima, jer su oni često upola manji od cijene hotela sa četiri zvjezdice. Svi koji putuju trebali bi biti članovi grupe afiniteta koje sponzorira taj hotel kako bi ostvarili popuste i besplatne noćenja.
Nadalje, usredotočite najam automobila na samo jednog dobavljača s kojim ste dogovarali povoljnu cijenu - navedite standardne modele osim u odobrenim slučajevima. Ako odsjedate u većem gradu, razmislite o upotrebi taksija umjesto da unajmite automobil. Zaustavite usluge privatnih limuzina, osim ako nisu usporedive s taksijem.
8. Uklonite papir
Upravljanje papirom je dugotrajno i skupo. Razvrstavanje, arhiviranje i pronalaženje datoteka zahtijeva tajničko / službeničko vrijeme i prostor. Kupite skener i digitalizirajte sve važne papire i čuvajte ih u dobro organiziranim elektroničkim datotekama kako biste uštedjeli prostor i administrativne troškove. Knjige i evidencije vaše tvrtke presudni su za vaš daljnji rad, zato je važno održavati i sigurno kopirati elektroničke datoteke unutar vašeg objekta i na udaljenoj lokaciji.
Naravno, datoteke moraju biti sigurnosne kopije svakog dana, posebno datoteke koje se odnose na identifikaciju, financijsku dokumentaciju ili kontaktne podatke kupaca..
9. Podijelite marketinške troškove
Identificirajte proizvode ili usluge koji nadopunjuju vaš proizvod. Zatim se obratite tvrtki koja osigurava proizvode i dogovorite međusobni marketinški dogovor. Na primjer, izvođač bazena mogao bi se složiti s zajedničkim marketingom s dobavljačem namještaja na otvorenom ili bi više etničkih restorana moglo promovirati "međunarodno iskustvo s hranom" u kojem će se svaki restoran nalaziti u drugoj noći. Ova strategija proširuje vaše marketinške napore bez troška koji bi se obično povezao s dodavanjem novih prodavača ili oglašavanja.
10. Održavajte kućnu opremu
Ako su popravak i održavanje značajni troškovi u vašim operacijama, razmislite o tome da zaposlite mehaničara ili stručnjaka i ponesite popravni pogon. Imat ćete bolju, redovito održavanu opremu koja će vam omogućiti da izbjegnete skupe zamjene do kasnije.
11. Koristite avionske milje za putovanja, hotele i automobile
Ako vi ili vaši zaposlenici redovito letite, usmjerite jednu zrakoplovnu tvrtku s dobrim programom nagrađivanja putovanja za upotrebu u tvrtki. Također se prijavite za jednu od najboljih kreditnih kartica za male tvrtke, a kako se bodovi ili kilometri nakupljaju, upotrijebite nagrade za poslovanje tvrtke.
12. Monitor alati i potrošni materijal
Potrošni materijal je nevidljivo sredstvo koje se često zanemaruje. Kako nijedan predmet sam po sebi nije skup, zaposlenici ih često zamijene, ostave ili odvedu kući na osobnu upotrebu.
Inicirajte politiku potrošne robe - uredski materijal držite na sigurnom mjestu, dostupan samo putem određenog zaposlenika. Ako imate postrojenje u kojem se koristi ručni alat ili drugi dragocjeni potrošni materijal, pokrenite sličnu politiku. Dodijelite alate pojedincima uz uvjet da su oni osobno odgovorni za troškove alata ako se izgubi ili nedostaje.
13. Koristite Internet
Svi koji su uključeni u kupnju materijala ili zaliha trebali bi imati pristup internetu i znati kako pretraživati podatke za određene predmete. Uspostavite maksimalni trošak po stavki s pravilima koja zahtijeva da svi koji kupuju stavke veće od te vrijednosti koriste Internet za prepoznavanje potencijalnih dobavljača i najnižu cijenu.
Završna riječ
Administrativno smanjenje troškova zahtijeva suradnju i sudjelovanje vaših zaposlenika. Potaknite njihovo sudjelovanje i ideje kada započnete s vježbom i obavještavajte ih o rezultatima.
Poslovni savjetnici se uglavnom slažu da većina tvrtki može smanjiti administrativne troškove do 10% bez utjecaja na njihovu učinkovitost. Dok provodite strategije za smanjenje poslovnih troškova, pratite njihove učinke kako biste osigurali da na odnose s kupcima ne utječu negativno, niti da će se zbog smanjenja povećati troškovi u ne-administrativnim područjima. Po završetku promjena u administrativnom poslovanju pređite fazu „smanjenja troškova“ u fazu „kontrole troškova“ kako biste osigurali da poboljšanja budu ugrađena u svakodnevni posao tvrtke.
Koje druge načine možete predložiti da smanjite administrativne troškove?
