10 savjeta za razvijanje učinkovite komunikacijske vještine na radnom mjestu
Mladi asistent, valijući između ogorčenosti i beznađa, nije znao kako odgovoriti na dopis s tri stranice u kojem je naveden neuspjeh nakon neuspjeha zadataka i očekivanja koja grupa nije ispunila. Dopis je zaključen prijetnjom da će se "stvari morati promijeniti ili drugo", te da on, upravitelj, više nije brinuo o pojedincima zbog njihovih nedostataka. Moj prijatelj, zatečen između odustajanja od onoga za što je vjerovao da je nepravedna procjena ili odlaganja kad bi daljnji napredak mogao biti odgođen ili nemoguć, pitao me: „Što trebam učiniti? Prestanite ili ostanite ondje nadajući se da me neće otpustiti? "
Komunikacija orijentirana na rezultate na radnom mjestu
Sve komunikacije imaju rezultat. No, je li rezultat u tom slučaju želio upravitelj koji je napisao dopis? Poslovni odnosi, posebice oni između nadređenih i podređenih, često su stjenoviti zbog loše komunikacije, nedostatka ili pogrešnog tumačenja činjenica, okruženja pod pritiskom i obostrane posvećenosti uspjehu. Kao i u sportu i u politici, mnoge su poslovne pogreške neviđene. Mole brda postaju planine, a pogreške postaju katastrofe zbog emocija i pretjeranih reakcija.
Istraživanje je dokazalo da emocije često nadvladavaju intelekt, što je posljedica borbe ili bijega pred eonima prije nego što su zvijeri jele ljude koji su spori odlučivali jesu li opasni. Srećom, većina tvrtki nema okruženje "ubij ili ubij" - ali i dalje smo uvjetovani da reagiramo na njih.
U ovom slučaju menadžerski napor da motivira svoje zaposlenike iznuđeno. Iako su u izgledu i operacijama trgovine morali biti vidljivi nedostaci koje je potrebno popraviti, rezultat memoranduma bio je usredotočiti pažnju na osobnosti, a ne na uspješnost. Iako je memorandum kratkoročno bez sumnje bio katarzičan za menadžera, dugoročni utjecaj bio je gubitak povjerenja u njegovu voditeljsku sposobnost, porast svakodnevnih napetosti između menadžera i ostalih zaposlenika i vjerojatnost značajnog gubitka budućih potencijalnih menadžera i njihovog akumuliranog institucionalnog znanja. Kako je upravitelj mogao drugačije rješavati situaciju?
Učinkovito komuniciranje: Upravitelj
Menadžer može učiniti nekoliko stvari za poboljšanje svojih komunikacijskih vještina:
1. Razmislite o situaciji prije poduzimanja bilo kakvih radnji
Naše emocije nas iskušavaju da donesemo brze odluke temeljene na površnim dokazima koji možda ne odražavaju pravu prirodu problema. Voditeljica je pretpostavila da je loš izgled dućana posljedica nedostatka truda ili pažnje zaposlenika. Nije uzeo u obzir da je nekoliko zaposlenika prodavaonica otpušteno zbog financijske situacije, dok je radno opterećenje trgovine ostalo isto. Svaki pomoćnik rukovoditelja bio je odgovoran za više područja s manje ljudi koji bi mogli obavljati posao.
Nadalje, od svakog pomoćnika bilo je potrebno smanjiti plaću zbog gubitka velikog kupca, a svaki je bio zabrinut kako će gubitak kupca usporiti vlastitu promociju menadžera trgovina. Iako nisu bili namijenjeni, njihov je trud vjerojatno stradao zbog vlastitih briga.
2. Prikupite i potvrdite podatke prije donošenja odluke
Imamo tendenciju brkanja simptoma s bolešću i posljedično liječenje simptoma, a ne osnovne bolesti. Tehnologija nam omogućuje snimanje ogromnih količina podataka, rezati ih i kockati kako bi se prikazali na bilo koji način. Ali podaci su prikaz problema, a ne sam problem. Promatranje rada asistenata i razgovor s njima te slušanje o njihovim aspektima moglo bi dovesti do drugačijeg zaključka od onog do kojeg je upravitelj došao.
3. Usredotočite se na probleme, a ne na osobnosti
Dopis menadžera napao je lik svakog pomoćnika govoreći da su lijeni, napušteni ili su ga izdali. Posljedice su pojačale emocionalni kontekst dopisa, zasjenivši njegov stvarni sadržaj i svrhu.
Pomoćnici su, kao odgovor, reagirali emocijom ne prestajući s razmatranjem valjanosti činjenica ili pokušavajući upravitelju dati objašnjenja. Kad god se bavite bilo kojim problemom koji može imati emocionalan sadržaj, „Pravilo 24 sata“ trebalo bi biti na snazi: nemojte slati bilo koji e-mail, poruku, pismo, bilješku ili izvještavati drugima sve dok ne budete imali dan za razmišljanje njegov sadržaj i sigurni ste da prenosi činjenice i ton koji želite.
4. Upravljajte pojedincima, a ne grupama
Spomenica menadžera bila je upućena svima i nikome. Nedostatak specifičnosti omogućio je svakom primatelju da izbjegne osobnu odgovornost, jer je svaki osjećao da je njegov vlastiti napor ispunio očekivanja. Kao posljedica toga, dopis nije uspio postići željeni rezultat i pogoršalo je već dirljivo radno okruženje. Grupna komunikacija savršena je za pružanje općih informacija, obrazovanja i pohvala; međutim, ne bi ih trebalo koristiti za pojedinačni pravac ili kritiku. Sjetite se, javno hvalite i privatno kritizirajte.
5. Upoznajte podređene licem u lice
Značenje i namjera pisanih riječi bez konteksta fizičke prisutnosti često se pogrešno shvaćaju i mogu dovesti do zbrke i sukoba. Nema zamjene za gledanje nekoga u oči i gledanje njihove reakcije na vaš razgovor kako bi razjasnili sadržaj i osigurali razumijevanje i dogovor.
Menadžeri se često kriju iza bilješki i bilješki kao da su njihovi podređeni roboti koje treba premjestiti na svoje mjesto i programirati. Međutim, uspješni lideri traže personaliziranu predanost i izgradnju mostova povjerenja, međusobnog poštovanja i zajedničkog iskustva. Budite fizički raspoloživi i "krenite u šetnju" i pustite svoje ljude da znate da ste s njima kroz dobro i loše.
6. Zadacima dodijelite izravno i jasno
Ljudi najbolje rade kada znaju što se od njih očekuje. Dobri menadžeri identificiraju ciljeve i mjere na jednostavan, razumljiv način, nedvosmisleno dodjeljuju odgovornost i potvrđuju da informacije razumiju oni kojima su usmjereni. Dobri rukovoditelji prate i daju korektivne doprinose kako bi osigurali da je svaki od njegovih podređenih na istoj stranici i radi na istom cilju.
Menadžeri uvijek trebaju imati na umu da nijedan zaposlenik ne uzima posao s očekivanjem da će ga na poslu previdjeti, zanemariti ili beznačajno. Zaposlenici žele biti voljeni i poštovani od svojih vršnjaka i ponosni na svog poslodavca. Izazov uprave je održati i dalje razvijati entuzijazam i predanost zaposlenika, čak i za vrijeme stresa.
Pogreške su dio rasta, a prekrajanje i ispravljanje tečaja redovita su pojava u poslu i u životu. Suočavanje s podređenima na način na koji biste se željeli baviti u sličnoj situaciji je najbolji smjer koji svaki menadžer može preuzeti.
Učinkovito komuniciranje: zaposlenik
Moj prijatelj, pomoćnik menadžera, također je mogao naučiti iz ovog događaja. Njegova je reakcija, iako razumljiva, bespotrebno pogoršala situaciju. Kao posljedica toga, on i ostali pomoćnici trpjeli su beskorisnu brigu i izgubili vrijeme i trud međusobno se dogovarajući o uočenoj nepravdi koju su doživjeli. Ovo vrijeme i energiju mogli smo bolje potrošiti na rješavanje problema trgovine i poboljšanja usluge kupcima. Iako ni on ni ostali pomoćnici nisu mogli utjecati na osjećaje upravitelja koji su doveli do dopisa, njihov odgovor na to bio je pod njihovom kontrolom.
Ako se nalazite u sličnoj situaciji, trebali biste:
1. Nikada ne personalizirajte kritiku
Bilo da dajete ili primate kritiku, ona bi se trebala temeljiti na promatranim radnjama i rezultatima, a ne na namjeri. Nemoguće je znati motivacije iza bilo koje aktivnosti, samo fizičke radnje i ishod aktivnosti. Kao posljedicu toga, kritiku treba dati i prihvatiti nerazumno, uzeti u obzir njezinu valjanost i relevantnost i provesti kad je djelovanje opravdano.
Drugim riječima, ne budite previše osjetljivi ili obrambeni kada primate povratne informacije. Uzmite u obzir da su dobiveni podaci namijenjeni za dobivanje drugačijeg rezultata, a ne osobnog napada.
2. Shvatite situaciju
U ovom slučaju, kritični povod za kritiku bilo je fizičko stanje i izgled trgovine. U drugim su slučajevima, konstruktivne kritike dio redovnog pregleda uspješnosti zaposlenika, osmišljenog da obje strane daju povratne informacije. Iskoristite obje mogućnosti za izgradnju svog odnosa i dobivanje informacija. Koristite recenziju kao priliku za primanje i pružanje inteligencije koja bi inače mogla biti propuštena.
3. Budite razumljivi
Kad god primite ono što smatrate neopravdanim osobnim napadom ili kritikom, prepoznajte izvor i njihove okolnosti prije nego što dođete do zaključka. Nažalost, ljudi imaju loše dane, a često reagiraju napadajući druge s malo ili nikakvog razloga. Kad su glave hladnije i pritisci manji, obratite se napadaču kako biste saznali više o problemu i kako možete biti dio rješenja. Možete otkriti da je poticaj za napad bio prekomjerna reakcija pošiljatelja ili da nema nikakve veze s vama ili vašim poslom..
4. Učite iz pogrešaka
Bez obzira u kojoj ste fazi karijere, možete i trebate nastaviti učiti. Tijekom radnog vijeka radit ćete za i s nadređenima različitih sposobnosti i talenata. Neke ćete pamtiti po njihovom sjajnom vodstvu, dok ćete druge pamtiti po tome što su bili tako loši menadžeri. Čak i potonje može vas nečemu naučiti.
U ovom slučaju, moj je prijatelj saznao kako se osjeća kad su ga nepravedno optužili za lošu izvedbu. Nadamo se da će se sjetiti njegovih osjećaja prije nego što je napravio iste pogreške s ljudima koji mu izvještavaju trenutno ili u budućnosti. Ponekad su loši primjeri učinkovitiji od dobrih.
Završna riječ
Upravljanje i vođenje je naučena vještina. Učinkoviti menadžeri imaju iskustva s obje strane u spektru, vodeći upute i dajejući ih. A uspjeh tvrtke izravno je povezan s vještinom njegovih menadžera i njihovom sposobnošću da vode zaposlenike kroz teška i testirajuća vremena.
Analizirajući i promišljeni u komunikaciji s podređenima i nadređenima, možete bolje naučiti kako voditi u bilo kojoj poziciji. Na ovaj način ne samo da ćete osigurati svoje buduće izglede da povećate redove svoje tvrtke, već ćete stvoriti i produktivnije i bolje radno okruženje za sebe i svoje kolege.
Koje druge učinkovite savjete za komunikaciju možete predložiti?
