6 savjeta za upravljanje vremenom za male tvrtke za povećanje produktivnosti

Zvuči li to ekstremno? Razmislite o ovom: U istraživanju koje je proveo Microsoft, istraživači su otkrili da su radnici iskoristili samo oko 60% svog radnog vremena. To znači da su od petodnevnog radnog tjedna bili produktivni samo tri dana. Sada to primijenite na vlastiti posao. Ako je vrijeme novac, kako biste se osjećali kad zaradite samo 60% vremena koje provedete na poslu?

Sad imam vašu pažnju?

Realnost je da se vrijeme lako troši, i ako nemate unaprijed zadanu ideju kako ćete ga potrošiti, proći će i prije nego što to uopće znate. Ali ne brinite se - evo šest savjeta koje svaki vlasnik male tvrtke može iskoristiti kako bi najbolje iskoristio svoje vrijeme.

Savjeti za upravljanje vremenom za male tvrtke

1. Zanemarite svoju e-poštu

To vjerojatno zvuči puno lakše nego što je slučaj s obzirom da većina ljudi provjerava svoje svakih 5-10 minuta. Ali ako zbrojite sve minute koje su potrebne za neprestanu provjeru mape pristigle pošte i zatim odgovorite, lako je shvatiti zašto je to takvo gubljenje vremena.

Umjesto da bude rob vaše adrese e-pošte, učinite to podložnim vaš vremensko ograničenje. Odvojite dva vremenska razdoblja tijekom dana kako biste provjerili i odgovorili na sve svoje poruke. Ovo će zahtijevati ozbiljnu motivaciju i disciplinu, ali omogućit će vam da više pozornosti i vremena posvetite drugim zadacima koje bi inače mogli stalno prekidati provjerom e-pošte.

Ako ste zabrinuti da će se ljudi uvrijediti time koliko vam treba vremena da odgovorite, postavite automatski odgovor koji će ljudima dati do znanja da vam treba 10 do 10 sati odgovora ili čak 24 sata ako je to prihvatljivo za vašu vrstu poslovanja.

2. Ne obavljajte više zadataka

U Psihonomski bilten i pregled, stručnjaci su pokazali da je samo oko 2,5% ljudi sposobno učinkovito obavljati više zadataka i još uvijek dobro obavljati svaku aktivnost. Uz to, Institut za psihijatriju na Londonskom sveučilištu pokazuje da IQ osobe pada 10 bodova kad ih pretjerano stimuliraju e-poštom, tekstovima i telefonskim pozivima.

S druge strane, stručnjaci za upravljanje vremenom procjenjuju da će se usredotočiti na jednu stvar istodobno udvostručiti produktivnost, radni učinak i performanse. A kada vodite malu tvrtku, to može značiti razliku između uspjeha i neuspjeha. Prisilite se da radite jednu po jednu postavljanjem sata ili odbrojavanja na određeno vrijeme, a zatim se usredotočite na taj jedan zadatak dok ga ne dovršite.

3. Postavite ciljeve "korak po korak"

Jedno je postaviti cilj, a sasvim drugo odrediti detaljan cilj, gdje su unaprijed zacrtani koraci i koraci potrebni za njegovo ostvarenje. Mnogi ljudi postavljaju opće ciljeve i nikad ih ne slijede. Na primjer, razmislite o milijunima novogodišnjih rezolucija koje se postavljaju svake godine. Problem kod ovih vrsta ciljeva je taj što ljudi jednostavno ne znaju kako ih provesti.

Kako biste što bolje iskoristili svoje vrijeme u svom poslu, vaš bi dan trebao biti sastavljen od niza ciljeva koji imaju određene prekretnice. Na primjer, ako vam je cilj pribaviti pet novih kupaca, razmislite o njima i zapišite sve korake koje ćete morati poduzeti da biste ih ostvarili. Razbijanjem većih ciljeva u manje korake moći ćete učinkovitije ostvariti svoje ciljeve jer točno znate koje korake morate učiniti na tom putu. Plus, tko ne voli malo pozitivno pojačanje? Znajući da ste dovršili određene korake ka osvajanju vašeg cilja može biti izuzetno motivirajuće.

Trebali biste si postaviti ciljeve prije ručka i poslije ručka, i pobrinite se za to da najvažnije stavite na ploču prije ručka. Ako znate da ne možete otići jesti dok se ne ispune vaši ciljevi, veća je vjerojatnost da ćete se koncentrirati na izvršavanje zadataka i ne dopustiti sebi da vas napuste.

4. Organizirajte svoje vrijeme i prostor

Teško je raditi na organiziran način kada je sve oko vas u kaosu. Studija koju je napravila Esselte pokazuje da se 43% Amerikanaca smatra neorganiziranim, a da ih nedostatak organizacije tjera da kasne u uredu najmanje dvije noći tjedno. To ne mora biti takav.

Stručnjaci organizacije slažu se da je prvi korak ka povećanju produktivnosti očistiti, a zatim organizirati svoj prostor. Eliminirajte sve što nije potrebno, a zatim stvorite sustav za stvari koje jesu. Na primjer, koristite mapu datoteka s bojama u boji za hitne stavke koje treba obaviti taj dan, a drugu za stvari koje mogu čekati do sutra. Ili ako ste tehničar, koristite skener i stvorite datoteke na računalu ili Blackberryju koristeći isti tip sustava.

Bit će potrebno organizirati ne samo svoj prostor, već i svoje vrijeme. Mnogi ljudi koriste sustav vremenskog uvećanja, gdje im dopuštaju određeno vrijeme da učine ono što rade na njihovom popisu obveza. S sjajnim besplatnim mrežnim alatima poput e.ggtimer, gadgetom koji djeluje poput tajmera za jaja, možete postaviti vrijeme, a zatim upozoriti kada je gore. Ne postoji ništa poput utrke protiv sata kako bi se postigao cilj za one od nas konkurentnijih tipova.

5. Stavite to u pisanje

Ima nešto u pisanom opredjeljivanju za neki plan što ga nekako učvršćuje u vašem umu. Ako napišete svoj plan djelovanja za dan - uključujući vaše ciljeve i detalje o njima - naoružaćete se planom koji bi vam trebao biti uspješan kroz dan. Naravno da ćete se i dalje suočiti s distrakcijama, ali ako imate jasno razumijevanje onoga što trebate obaviti za taj dan, vjerojatnije je da ćete se odmah vratiti na zadatak koji je pred vama, a ne da se besciljno maknete s jednog zadatak do sljedećeg.

Neki stručnjaci vjeruju da biste taj popis trebali sastaviti noć prije. Na taj ćete način moći početi sljedeći dan potpuno pripremljeni, a ne da gubite vrijeme na odlučivanje kako pristupiti zadacima i smisliti što trebate učiniti.

6. Pretvorite automobil u ured

Ako ste vidjeli film, Lincoln Lawyer, poštovat ćete ovaj sljedeći, ekstremniji savjet. Da li se ikada poželite da biste mogli obaviti neki posao dok vozite između obaveza ili se družite u automobilu čekajući početak sastanka? Umjesto da trošite ovo dragocjeno vrijeme, priključite uređaj za faks i kopiranje na svoj automobil i iskoristite vrijeme za obavljanje nužnih stvari, ali često vrlo nezgodnih kad ste na putu. Pogledajte prijenosni GSM faks, pisač i skener Possio Greta i nikad više nemojte gubiti vrijeme svog pogona. Također možete uložiti u pametni telefon ili prijenosno računalo s mobilnom internetskom karticom tako da ste u svakom trenutku povezani.

Završna riječ

Stara poslovica "vrijeme je novac" temelji se na istini koja se vjerojatno neće nikada promijeniti. A ako ste sami u poslu, najlakši način da povećate svoj prihod je obratiti pažnju na to kako trošite svoje vrijeme, a zatim prilagodite da biste ga bolje potrošili.

Ako imate druge prijedloge kako najbolje iskoristiti svoje vrijeme na poslu, pošaljite ih u nastavku.