Kako stvoriti kućni sustav za arhiviranje

Ali popunjavanje godišnjih poreza nije jedini razlog da imate dobar sustav prijave. Ključno je zadržati račune kako biste pokazali koliko ste platili imovinu i ulaganja, kao i dokazali kada ste kupili. Gotovo je nemoguće dobiti zajam bez otkrivanja podataka o svojim prihodima i potrošnji.

Praćenje papirologije je nužno i može stvoriti probleme onima koji nisu spremni i neorganizirani. Međutim, stvaranje kućnog filtriranja koji ima smisla može biti prilično jednostavno.

Postavljanje sustava arhiviranja

Ako još niste pretvorili u sustav za pohranu dokumenata bez papira, i dalje možete lako upravljati sustavom kako biste pratili sve svoje zapise.

1. Kupnja potrebnih potrepština

Posjetite svoju omiljenu prodavaonicu uredskog materijala i izvršite sljedeće kupnje:

• Jedna džepna datoteka veličine slova koja se proširuje na tri i pol inča (otprilike 3 USD)
• Nekoliko mapa datoteka (manje od 1 USD)
• Oznake za mape datoteka (otprilike 3 USD za paket od 250 naljepnica)

2. Stvorite naljepnice

Označite mapu koja se proširuje za godinu. Zatim stvorite oznaku za svaku mapu datoteka na sljedeći način:

• Osobni troškovi, poput odjeće, knjiga, namirnica i zabave
• Medicinski / dentalni
• Računi za komunalne usluge
• Velike kupovine i kućna poboljšanja
• Izvodi iz banke
• Investicije
• Izjave i primici s kreditnih kartica
• Platište
• Porezne evidencije

3. Organizirajte svoje dokumente i datoteke

Nakon što su vaše mape označene, počnite organizirati sustav za arhiviranje. Kako godina napreduje, možete dodati više mapa kako biste držali potvrde za nove kategorije koje morate pratiti, poput troškova za obrazovanje, kućne ljubimce ili putovanja.

Postavite mape datoteka u mapu koja se proširuje, a sustav arhiviranja čvrsto držite u ladici ili ormaru za arhiviranje. Kad god obavite kupnju ili plaćanje računa, napravite naviku da vaš račun odmah stavite u odgovarajuću mapu.

Da biste olakšali nadzor nad plaćanjem računa, stvorite mapu s oznakom "Računi za plaćanje". Držite ovu mapu na dobro vidljivom mjestu kako biste vas podsjetili da je redovito prolazite kroz nju kako biste platili zaostale račune. Nakon plaćanja svakog računa, stavite zapis u odgovarajuću mapu u vašem sustavu arhiviranja.

Također biste trebali stvoriti mapu pod nazivom "Treba pažnja." Na primjer, ako trebate obaviti upit u vezi s sumnjivim terećenjem na vašoj kreditnoj kartici ili ako trebate kontaktirati dobavljača koji vam nije dao kredit za uplatu vašeg najnovijeg računa, vodite evidenciju ili podsjetnik u ovu mapu.

Dnevna metoda podnošenja

Primjenom ovog sustava možete smanjiti vrijeme koje provodite pretražujući po raštrkanim papirima tako što ćete svoje datoteke organizirati u organizirane datoteke s odgovarajućim oznakama. Stvorite dnevnu rutinu za stalno i pravilno održavanje datoteka:

1. Prikupite poštu i prođite je do vašeg ili kuhinjskog stola.
2. Otvorite svaki dio pošte i izdvojite neželjenu poštu i koverte koje se trebaju reciklirati.
3. Postavite račune u mapu "Računi za plaćanje".
4. Položnice smjestite u njihovu odgovarajuću mapu. Na primjer, sažeci medicinskih usluga trebaju biti smješteni u mapu "Medicinska / stomatološka".
5. Sve što odmah treba obratiti pozornost treba ući u mapu "Potrebna pažnja" kako biste se brzo brinuli o njemu.

Što čuvati i koliko dugo

U većini slučajeva trebali biste voditi evidencije najmanje tri godine, jer IRS obično pretražuje tri godine u vašoj povijesti tijekom porezne revizije. Međutim, IRS može odabrati dodatne tri godine u vašoj povijesti, pa je iz tog razloga preporučljivo spremiti zapise šest godina.

Evo nekoliko zapisa koje biste trebali čuvati šest godina:

• Primanja za sve odbitke koje ste naveli u poreznoj prijavi
• Izjave o posredovanju za transakcije prijavljene u vašoj poreznoj prijavi
• Evidencije koje se odnose na prodaju kuće ili druge imovine prijavljene u vašoj poreznoj prijavi
• Evidencija prihoda i rashoda prijavljena za vašu malu tvrtku u vašoj poreznoj prijavi

Svaki komad papira koji podržava podatke prijavljene u vašoj poreznoj prijavi trebao bi biti spreman šest godina nakon datuma koji ste podnijeli.

Međutim, postoje neki zapisi koje ćete htjeti zauvijek čuvati:

• Povrat poreza
• ugovori
• Dokumenti o vlasništvu i završni izvještaji
• Evidencija vaših doprinosa za mirovinske planove
• Police životnog osiguranja
• Dokumenti za planiranje nekretnina, poput punomoći ili sporazuma o povjerenju

Papiranje za odbacivanje

Nakon što ispunite poreznu prijavu za godinu, neke papirologije mogu se odbaciti. Ako se ne odnosi na vašu poreznu prijavu, trebali biste se moći riješiti sljedećih stavki:

• Položnice za bankovni depozit i bankomati
• Zamke za plaće
• Računi za komunalni kabel

Završna riječ

Ne postoji vrijeme poput sadašnjih za početak organiziranja papirologije. Što prije postavite organizirani sustav arhiviranja, prije možete pokupiti nagrade zamrznute kuće ili ureda. Također vam može biti mnogo lakše pristupiti bilo kojem papirologu ili zapisu kad god vam zatreba.

Koristite li sustav za kućno arhiviranje? Koje su strategije dobro radile za vas?

(foto kredit: Bigstock)