10 jednostavnih načina za poboljšanje vašeg poslovnog znanja pisanja

Sad razmislite koliko ste vremena izgubili pokušavajući dešifrirati poruku e-pošte ili izvještaj o kojoj je loše napisano. Ne samo da je frustrirajuće i neugodno čitati, već i loše pisanje može dovesti do ozbiljnih pogrešnih komunikacija, izgubljenih prilika ili čak nezgoda na radnom mjestu..

Poanta je u tome što su dobre vještine pisanja vrijedne na više načina. Uzimanje vremena za poboljšanje vašeg plaćanja moglo bi isplatiti značajne dividende tijekom vaše karijere. Pogledajmo nekoliko tehnika pomoću kojih možete poboljšati svoje poslovne vještine pisanja.

Vrijednost čvrstih vještina pisanja

Dobro pisanje je bitno iz radne snage iz više razloga.

Prvo, biti dobar pisac pomaže vam da se istaknete iz gomile i poboljšava vaše šanse za napredovanje ili povećanje. To može pomoći uvjeriti svog šefa da djeluje na projektima i idejama koje vas zanimaju. Dobro pisanje čini vas inteligentnijima, vjerodostojnima i profesionalnijima. To pomaže u izbjegavanju zabune i pogrešnog tumačenja, izgraditi povjerenje i sporazumjeti se s kolegama i osvojiti klijente.

Dobro pisanje je posebno važno zbog naše sve veće uporabe društvenih medija. Svi smo vidjeli da stručnjaci na Twitteru, LinkedInu ili Facebooku pogrešno pišu riječi ili koriste riječ pogrešno. Ne samo da je ovo neugodno kad vam se dogodi, već može utjecati i na vašu reputaciju i vjerodostojnost u budućnosti.

Vaše pisanje jedan je od glavnih medija u kojem će vam suditi cijeli život. E-poruke, tekstovi i izvještaji koje svakodnevno šaljete predstavljaju fizički prikaz i zapise vas. S vremenom ti prikazi stvaraju vašu reputaciju i utječu na odnose u kojima trebate napredovati u karijeri.

Vaše pisanje prenosi vaše misli, a važno je da se te misli prenose na najjasniji, najefikasniji način.

Kurt Vonnegut je rekao, „Zašto biste trebali ispitati svoj stil pisanja sa idejom da ga poboljšate? Učinite to u znak poštovanja prema svojim čitateljima, bez obzira na to što pišete. "

Bilo da ste poduzetnik koji treba napisati sjajno priopćenje za javnost, menadžer koji svakodnevno piše e-poštu zauzetom timu ili netko tko traži novi posao koji treba napisati pobjedničko popratno pismo, dobre komunikacijske vještine su obavezne. Riječi su važne u životu, a imat ćete veliku korist od znanja kako ih učinkovito koristiti.

Kako poboljšati svoje vještine pisanja

Za sjajno pisanje je potrebno vrijeme i praksa. Kao što je ikonski poslovni čovjek David Ogilvy rekao, „Dobro pisanje nije prirodni dar. Morate naučiti dobro pisati. "

Postoji nekoliko načina na koje možete brzo poboljšati svoje pisanje.

1. Razmislite prije nego što započnete pisati

Prije nego što počnete bilo što pisati, zaustavite se i razmislite o tome što želite i trebate reći. Zapitajte se: "Što ta osoba treba znati ili razumjeti nakon čitanja ove poruke e-pošte?"

Također možete koristiti "5 W + H" koji svi novinari koriste prilikom izrade svog rada:

• Tko: Tko je moja publika?
• Što: Što oni trebaju znati?
• Kada: Kada se ovo odnosi, kada se to dogodilo ili kada to trebaju znati?
• Gdje: Gdje se to događa?
• Zašto: Zašto su im potrebne ove informacije?
• Kako: Kako bi trebali koristiti ove informacije?

Također se morate zapitati: "Moram li stvarno poslati ovaj e-mail?"

Profesionalci u svakom sektoru svakodnevno su preplavljeni e-mailovima, od kojih su mnogi nepotrebni. Uštedite vrijeme i sebe i čitatelja osiguravajući da je svaka e-pošta koju pošaljete zaista potrebna i relevantna.

2. Neka bude kratko

Nakon što utvrdite što trebate reći, brzo pređite na stvar. Ljudi su uvijek pritisnuti vremenom i cijenit će vašu kratkovidnost.

Trebate uvjerljivije? Zaustavite se i razmislite o tome koliko se osjećate frustrirano nakon što pročitate e-poštu koja je tri puta duža nego što treba biti, a glavne su točke pokopane na dnu. Gubljenje vremena i energije?

Nemojte natjerati svoju publiku da prođe kroz ovo - budite kratki.

Može pomoći razmišljati kako ljudi čitaju. Novinar Elmore Leonard nudi kratke, ali sjajne savjete kada kaže: "Pokušajte izostaviti dio koji čitatelji često preskaču." Općenito, to znači duge odlomke koji imaju više veze s tim vas želite reći nego ono što čitatelj treba čuti. Uvijek imajte na umu čitatelja.

Ako ustanovite da ne možete napisati e-poštu duljinu manje od pola stranice, e-pošta nije najbolji način za komuniciranje tih podataka. Umjesto toga, nazovite osobu i razgovarajte s njima izravno.

3. Izbjegavajte pretenciozne riječi

U pisanom obliku vaš je cilj biti jasan i izravan. Ako vaš čitatelj mora pomoću Googlea dešifrirati ono što pokušavate reći, osjećat će se otuđenima i neugodno.

Mark Twain jednom je rekao: "Nemojte upotrebljavati riječ od pet dolara kada će to učiniti riječ od pedeset centi." Izbjegavajte napast da koristite cvjetne, pretenciozne riječi kako biste zvučali pametnije. Držite se pedesetcentnih riječi.

Istim putem, izbjegavajte žargon kad god je to moguće. Žargon vam često zvuči pretenciozno i ​​može dodatno otuđiti vašeg čitatelja. Umjesto toga, napišite način na koji razgovarate. Neka bude prirodno i izravno.

4. Koristite Active Voice

Aktivne rečenice su izravne, podebljane i zanimljivije od pasivnih rečenica. Pasivne rečenice su slabe i riječi; oni su poput uskog stiska ruke. Vaše će se pisanje drastično poboljšati ako se budete trudili koristiti aktivne rečenice kad god je to moguće.

Na primjer, pogledajte dvije rečenice u nastavku:

1. Mačka je ogrebala ženu.
2. Žena je izgrebala mačku.

Prva rečenica piše se aktivnim glasom. Jasno je i izravno. Druga rečenica je pasivna.

U aktivnoj rečenici subjekt obavlja radnja glagola. U pasivnoj rečenici subjekt pušta da se radnja dogodi do ih. Evo još jednog jednostavnog primjera:

1. Golman je pogodio loptu.
2. Lopta je pogodila golmana.

U prvoj rečenici subjekt (golfer) izvodi radnju (udara loptom). U drugoj rečenici subjekt (golfer) dolazi nakon glagola; prima akciju.

Da biste primijetili pasivni glas, potražite oblike glagola "biti", poput "volje" ili "bio", ispred glagola. Na primjer, "Sastanak će se održati u 20 sati", pasivan je. Umjesto toga, recite: "Sastanak je u 20 sati."

5. Uvijek budite profesionalni

Ponekad je primamljivo baciti šalu ili uključiti neke uredske tračeve u e-poštu. Međutim, ti dodaci ne doprinose vašoj poruci i mogu negativno utjecati na vašu reputaciju. Oni su također lako razumjeli.

Da, trebate biti autentični i pustiti da vaš glas zablista u vašem pisanju. Ali isto tako trebate ostati profesionalni; to je čin uravnoteženja. Dobar način da se provjeri prikladnost vašeg sadržaja je da se zapitate: "Bi li mi ovo ugodno ako bi sutra ujutro bilo na naslovnici novina?" Ako vas to tjera da napravite zamjenu, napravite neko uređivanje.

6. Objasnite svoj poziv na akciju

Vaše poslovne komunikacije šalju se s namjenom; rijetko je kada ćete napisati e-poštu koja je isključivo informativnog karaktera. Verovatno je da vam je potreban čitatelj da nešto učini: nazovete vas, daju vam više informacija, potvrde njihovu prisutnost na sastanku i tako dalje.

Ne ostavljajte na čitatelju da shvati što želite da učine s tim informacijama. Ispiši to i budite konkretni. Na primjer:

• Pošaljite bilo kakve promjene do utorka u 17 sati.
• Nazovite ovog klijenta do petka da riješi problem.

Budite jasni o tome što želite i vjerojatno ćete pronaći bolje rezultate svojih čitatelja.

Savjet profesije: Imajte na umu da ako trebate odmah poduzeti nešto, razgovarajte s primateljem osobno. Ustanite od stola i idite u njihov ured ili ih nazovite telefonom. Pisanje je važan medij, ali ništa ne može nadvladati razgovor osobe, kad nešto morate dovršiti.

7. Koristite odgovarajuću liniju e-pošte na odgovarajući način

Redak predmeta e-pošte moćan je alat; mislite na to kao naslov za svoju e-poštu. Posao naslova je osigurati čitanje tijela. Da biste to učinili, naslovi moraju biti kratki, izravni, snažni i specifični.

Na primjer, pogledajte dvije retke predmeta u nastavku:

1. Ponedjeljak sastanak
2. Sudjeluje u ponedjeljak, 14. listopada, 14:00 Susret tromjesečnih izvještaja

Prvi naslov teme je nejasan i ostavlja puno pitanja bez odgovora. Koji sastanak u ponedjeljak? O čemu se radi? Moram li uopće znati za ovaj sastanak?

Druga crta predmeta mnogo je specifičnija, pa je vjerojatnije da će se brzo otvoriti i pročitati. U njemu se saopštava o kojem sastanku autor govori, kada je i što bi vam moglo trebati tijekom sudjelovanja na ovom sastanku.

Nikada ne ostavljajte praznu liniju predmeta e-pošte praznom. Filteri e-pošte često prazne retke predmeta kategoriziraju kao neželjene, pa ih ispunite kako ne biste propustili svoju e-poštu.

Savjet profesije: Ako trebate postaviti jednostavno pitanje, koristite tehniku ​​Kraj poruke (EOM). Jednostavno napišite svoje pitanje u retku teme e-pošte i na kraju dodajte "EOM". To štedi vašem čitatelju vrijeme jer mogu brzo odgovoriti bez potrebe za čitanjem suvišnog teksta.

Na primjer, vaš naslov mogao bi reći: "Hoćete li prisustvovati sastanku ovog ponedjeljka u 14:00? EOM „.

Prije korištenja ove tehnike osigurajte da primatelji znaju što znači EOM. U idealnom slučaju oni će odgovoriti u naslovnoj poruci povratne e-pošte na primjer: "Da, bit ću tamo. EOM „.

8. Pridržavajte se jedne teme u porukama e-pošte

Držite e-poštu fokusiranu na jednoj određenoj točki ili ideji kad god je to moguće. Ako se želite pozabaviti nekom drugom temom, napišite zasebnu e-poštu. Fokusiranje na jednu temu po e-pošti daje vašem čitatelju vremena da obradi ono što govorite i izravno odgovori. Također im pomaže da efikasnije organiziraju svoju e-poštu i brže pronalaze arhivirane e-poruke.

Na primjer, u nastavku je primjer e-poruke koja pokriva previše tema:

Redak predmeta e-pošte: Ponedjeljak sastanak 

Tijelo: Bok Steve, 

Hvala vam na vašem radu na tromjesečnim izvještajima prošlog tjedna. Lijepo si obavio posao! Samo mislim da moramo skratiti uvod, ali osim toga to je sjajno.

Pisao sam da vidim hoćete li prisustvovati sastanku ovog ponedjeljka. Ako je tako, možete li donijeti kopiju svog početnog nacrta tromjesečnog izvještaja? Želio bih to pokazati Susan.

Također, jeste li se ikad dotakli baze s Al Thompsonom u Syracuse? Imao je pritužbi na svoju posljednju pošiljku i trebamo biti sigurni da su one adresirane. Javite mi kako se to ispada.

Hvala,

Jim

Zaustavite se i razmislite o mnogim stvarima koje je Steve zamolio u ovoj e-poruci.

Prvo, mora shvatiti želi li Jim da mu uredi uvod ili će Jim to učiniti sam; nije čisto. Tada mora potvrditi da će biti na sastanku u ponedjeljak, a također se sjeti donijeti nacrt izvještaja. Na kraju, on mora riješiti one pritužbe kupaca i reći Jimu što se dogodilo.

E-adresa sadrži neke važne podsjetnike, a Steve bi je možda želio spremiti. No naslov jednostavno kaže: "Sastanak u ponedjeljak." Ako ga želi spremiti kao podsjetnik za rješavanje tih pritužbi kupaca, naslov nema nikakve veze s stvarnim predmetom. Morat će se sjetiti da je podsjetnik za rješavanje žalbi kupaca bio u e-poruci pod nazivom „Sastanak u ponedjeljak“.

Učinite uslugu svojim čitateljima i učinite im stvari što jednostavnijim. Neka bude jednostavno s jednom temom po e-pošti.

9. Nikad ne koristite e-poštu za slanje loših vijesti

Nikada ne koristite e-poštu za slanje loših vijesti. Ako trebate otpustiti nekoga iz svog tima ili pružiti povratne informacije koje će zvučati manje nego ružičasto, učinite to osobno. Lako je da se nesporazumi javljaju putem e-pošte, izgled koji se pojačava kada koristite e-poštu za slanje loših vijesti. Lično možete komunicirati saosjećanjem i empatijom, a pomoću tijela i glasnog glasa možete prenijeti svoju iskrenost i namjere. To je nešto što jednostavno ne možete putem e-pošte.

10. Ispitati, lektorirati, lektorirati

Gramatike i pravopisne pogreške neugodne su i štete vašoj vjerodostojnosti. Naravno, možete se osloniti na alate provjere pravopisa, ali oni ne zahvate sve, posebno riječi koje se koriste izvan konteksta.

Jednom kada završite s pisanjem, odmah je pročitajte. I kad god je to moguće, odložite je i pročitajte ponovo nekoliko sati (ili nekoliko dana) kasnije. Ako se malo udaljite od pisanja, pomoći će vam da uočite pogreške koje ste možda propustili prilikom prvog čitanja.

Savjet profesije: Pri lektoriranju pažljivo pročitajte svaku rečenicu. Poslušajte savjet Georgea Orwella, koji kaže: "Skrulozan pisac, u svakoj rečenici koju napiše, postavit će sebi najmanje četiri pitanja. Dakle: Što pokušavam reći? Koje će ga riječi izraziti? Koja će slika ili idiom učiniti jasnijim? Je li ta slika dovoljno svježa da ima učinka? I vjerojatno će se zapitati još dva: Mogu li to reći kraće? Jesam li rekao nešto što je ružno?

Ako su e-pošta ili izvješće osobito važni, dajte ga pouzdanom prijatelju ili kolegi da ga pročita prije nego što ga pošaljete svojoj predviđenoj publici. Svježi par očiju može uočiti dodatne pogreške koje ste propustili.

Savjet profesije: Ako vam je potrebna dodatna pomoć u pisanju vašeg posla, koristite uslugu poput Grammarly koja skenira vaš tekst i identificira i jednostavne i složene gramatičke pogreške (uključujući ispravno napisane riječi korištene u pogrešnom kontekstu). Dobivate i objašnjenja za svaku pogrešku kako biste u budućnosti mogli poboljšati svoje pisanje.

Završna riječ

Svatko može naučiti biti bolji pisac, a najbolji način za poboljšanje vlastitog pisanja je praksa. Što više pišete, bolje ćete se dobiti. Također možete razmotriti besplatni tečaj pisanja putem interneta putem Coursere. Nastavu je izradilo Sveučilište u Coloradu-Boulderu i besplatna je ako vršite reviziju.

Koje greške najčešće pišete u pisanju svog posla? Što misliš da ti dobro ide??