Kako postati javni bilježnik - odgovornosti i zahtjevi

Javni bilježnik, koji se još naziva i javni bilježnik, je državni službenik s licencom koji obavlja različite dužnosti koje uključuju službene ili pravne dokumente. Javni bilježnici mogu davati zakletve, služiti kao svjedoci potpisanih dokumenata, uzimati zakletve (izjave) i provjeriti ili ovjeriti službene dokumente ili kopije službenih dokumenata.

Javni bilježnici su javni službenici države i kao takvi ih moraju priznati i licencirati odgovarajuće državne agencije, obično državni tajnik, prije nego što mogu obavljati svoje dužnosti. Svaka država ima posebne zahtjeve za javne bilježnike, i iako se ti zakoni razlikuju između država, oni postavljaju slične zahtjeve. Ovdje su bitne informacije koje trebate znati o javnim bilježnicima i njihovim poslovnim obvezama, zahtjevima i troškovima.

Odgovornosti javnog bilježnika

Javni bilježnici imaju različite uloge povezane s pravnim postupkom. Iako svi javni bilježnici moraju dobiti dozvolu države u kojoj žive ili rade, javni bilježnici nisu državni dužnosnici ili državni službenici. Umjesto toga, služe kao javni službenici koji pružaju niz usluga koje su ovlaštene za obavljanje prema državnom zakonu.

Javni bilježnici obavljaju iste opće odgovornosti bez obzira gdje se nalazite, iako zakoni specifični za državu određuju dužnosti koje javni bilježnici moraju ispunjavati. Ured vašeg državnog tajnika, lokalni ured županijskog ureda ili slična vladina agencija moći će pružiti informacije o tome što javni bilježnici mogu, a što ne mogu učiniti iu vašoj državi.

1. Svjedočenje i priznanja

Mnogo toga što javni bilježnik uključuje provjeru je li osoba koja potpisuje pravni dokument ona za koju se tvrdi da jest. Ovaj je postupak poznat kao potvrda ili svjedočenje i u ove slučajeve postoje tri osnovna koraka za ovjeru.

Izgled. U većini situacija svatko tko želi potpisati dokument mora se javiti osobno kod javnog bilježnika. Međutim, u nekim situacijama potpisnik može potpisati dokument izvan javnog bilježnika, donijeti dokument pred bilježnika te potvrditi ili potvrditi da je njihov potpis. Da li javni bilježnik mora biti fizički prisutan radi potpisivanja ovisi o vrsti dokumenta koji se potpisuje. Na primjer, državni zakon može zahtijevati da se poseban dokument, poput izjave o potpisivanju, mora potpisati i zaklinjati ili potvrditi u nazočnosti javnog bilježnika. Uz druge dokumente, kao što su posljednja oporuka i testament, koji potvrđuju u nazočnosti javnog bilježnika da ste potpisali dokument i to učinili po vašoj slobodnoj volji može biti dovoljno.
identifikacija. Javni bilježnici ne mogu potvrditi dokument bez da svaki potpisnik dokaže svoj identitet. Državni se zakoni razlikuju u vrstama identifikacijskih javnih bilježnika koje mogu koristiti za provjeru tih podataka, ali uobičajeni obrasci uključuju vozačke dozvole, lične karte koje izdaju država, putovnice SAD-a, osobne iskaznice sa prebivalištem (zelene karte) i slične kartice ili dokumenti koje je izdala vlada agencije koje uključuju ime potpisnika, fotografiju i druge identifikacijske podatke, kao što su adresa. Oblici identifikacije koji nisu izdani od strane vlade ili nemaju fotografiju (poput kreditnih kartica ili kartica socijalnog osiguranja) obično nisu dovoljni.
Dobrovoljni potpis. Nakon što se pojavio pred javnim bilježnikom i dokazao svoj identitet, svaki potpisnik mora potpisati dokument i potvrditi da to čini dobrovoljno.

2. Provjere

Verifikacija, koja se ponekad naziva i jurat ili potvrda nakon zakletve ili potvrde slična je potvrdi. Provjere također zahtijevaju da dokažete svoj identitet bilježniku prije potpisivanja, ali dodajte zahtjev da dokument potpišete tek nakon što date zakletvu ili potvrdu da su sadržaj, izjave ili izjave koje ste dali u dokumentu istiniti.

Kada potpišete dokument, javni bilježnik traži da podignete ruku i zaklinjete se ili potvrdite da je sadržaj dokumenta istinit. Zaklinjanje u istinitost dokumenta uključuje zalaganje pred višom snagom da su vaše izjave istinite, dok potvrđivanje uključuje zalaganje za istinitost vaših izjava bez ikakvog pozivanja na duhovnu ili vjersku snagu. Potpisnici mogu birati žele li se zakleti ili potvrditi na temelju osobnih preferencija.

3. Davanje zakletve i potvrda

Neke situacije, poput svjedočenja iskaza, od vas zahtijevaju da napravite usmenu zakletvu ili izjavu bez potpisivanja bilo kojeg dokumenta u nazočnosti javnog bilježnika. Javni bilježnici u tim situacijama mogu polagati zakletve i izjave, a postupak je identičan onome koji se koristi u ovjeri, osim bez potpisa.

4. Ovjere preslike

Javni bilježnici mogu potvrditi da su fotokopije određenih dokumenata istinite i identične kopije originala. Ove ovjerene kopije mogu se koristiti umjesto originala u bilo koje potrebne svrhe. Na primjer, ako ste stalni rezident koji se prijavljuje za posao, a posao zahtijeva ovjerenu kopiju vaše zelene karte, možete uzeti svoj zeleni karton pred javnog bilježnika, a javni bilježnik mora kopiju i ovjeriti.

Iako javni bilježnici mogu ovjeriti širok spektar kopija dokumenata, javno zabilježene dokumente - poput korporativnih dokumenata podnesenih državnom tajniku ili prijepisa sudskih postupaka - može napraviti samo državna agencija koja posjeduje originale.

Javne bilježničke usluge, pravnici i pravni savjeti

Važno je napomenuti da javni bilježnik nije pravosudni dužnosnik, odvjetnik ili netko tko može dati stručne pravne savjete ili smjernice. Iako odvjetnici s licencom mogu postati javni bilježnici, postajanje licenciranim javnim bilježnikom ne daje vam pravo na pružanje pravnih savjeta ili smjernica, pripremu pravnih dokumenata ili zastupanje ljudi pred sudom ili u pravnom postupku. Javni bilježnici mogu pružati samo ograničene, specifične usluge. Pružanje stručnih pravnih savjeta ili zastupanja bez licenciranog odvjetnika je zločin.

Na primjer, ako želite napisati posljednju oporuku i testament, svoju volju moraju potpisati dva nadležna odrasla svjedoka. Ako svjedoci potpišu u nazočnosti javnog bilježnika koji provjerava njihov identitet, stvarate ono što se naziva voljom koja se dokazuje. Samovjerne oporuke važne su jer kada se od suda traži da utvrdi ispunjava li vaša volja zakonske zahtjeve vaše države, sud može prihvatiti overene izjave svjedoka, umjesto da zahtijeva da ti svjedoci svjedoče kako su vidjeli da su vi napravili ili potpisali dokument.

Međutim, čak i ako imate svoju volju potpisanu i kojoj ste svjedočili u nazočnosti javnog bilježnika, taj čin ne znači nužno i da je vaša volja pravno valjana. Da bi se smatralo valjanom, oporuka mora ispunjavati posebne zakonske uvjete, a ovjera nije jedan od njih. Javni bilježnik ne može vam dati savjet o tome je li vaš dokument zakonit oporuke i testamenta, niti notarski ovjera dokumenta jamči da će ga sud prihvatiti kao pravno valjan. Da biste bili sigurni da je vaša volja ili bilo koji drugi dokument zakonit, notarska ovjera nije dovoljna; morate biti sigurni da dokument ispunjava sve relevantne zakonske uvjete. Da biste bili sigurni da su vaši dokumenti pravno valjani, obratite se odvjetniku radi pravnog savjeta.

Uvjeti da postanem javni bilježnik

Ako želite postati javni bilježnik, morat ćete ispuniti posebne zahtjeve koje je postavila vaša država. Ti se zahtjevi razlikuju između država, ali su općenito slični. Možete očekivati da će postupak javnog bilježnika potrajati najmanje četiri tjedna, ali po mogućnosti i 10 ili više godina.

1. Prihvatljivost

Da biste postali javni bilježnik u bilo kojoj državi, morate ispuniti neke osnovne kvalifikacije.

Dob. Morate imati najmanje 18 godina.
Građanstvo. Morate biti američki državljanin ili zakoniti stranac s prebivalištem.
Pismenost. Morate znati čitati i pisati engleski jezik.
Kriminalistička povijest. U nekim državama ne možete postati bilježnik ako ste osuđeni za bilo koji zločin, dok u drugim niste trebali biti osuđeni za krivično djelo. U drugim državama niste smjeli biti osuđeni za bilo koji zločin ili bilo kakvo krivično djelo koje uključuje nepoštenost, prijevaru ili prijevaru. Na primjer, zločin otežane baterije uključuje namjerno nanošenje teške tjelesne povrede nekome, dok zločin o lažnom predstavljanju službenika za provođenje zakona uključuje namjerno držanje sebe kao policajca. Ako ste osuđeni za lažno predstavljanje policajca (ako je zločin krivično djelo, a ne prekršaj), vas sprečava da postanete javni bilježnik, a ako budete osuđeni za otežanu bateriju, to možda neće uključivati postavljanje lažnih ili nepoštenih zahtjeva.
Registracija birača. Neke države zahtijevaju da budete registrirani glasač u županiji ili državi u kojoj želite dobiti svoju notarsku dozvolu.
rezidencija. Neke države zahtijevaju da živite u državi u kojoj želite postati licencirani javni bilježnik, dok neke omogućuju da budete i rezident jedne države koja graniči. Drugi zahtijevaju samo da radite u državi.
Nema prethodnih opoziva. Ne možete biti javni bilježnik ako ste prethodno bili javni bilježnik i ako vam je oduzeta licenca.

2. Obrazovanje i testiranje

U malom broju država - Kaliforniji, Koloradu, Delaveru, Floridi, Missouriju, Montani, Nevadi, Sjevernoj Karolini, Oregonu i Pensilvaniji - morate završiti notarski tečaj obrazovanja koji je osigurao odgajatelj koji je odobrila država. Obrazovni zahtjevi su različiti, ali obično uključuju tri do šest sati učionice ili internetskog usavršavanja. Naknade za nastavu mogu koštati od 25 do 100 dolara ili više.

Nešto veći broj država - Kalifornija, Kolorado, Konektikat, Havaji, Louisiana, Maine, Montana, Nebraska, New York, Sjeverna Karolina i Utah - zahtijeva da položite javni bilježnički ispit. Wyoming nudi fakultativni ispit, dok Ohio omogućuje lokalnim sucima da utvrde je li ispit potreban.

3. Provjera pozadine

Neke države zahtijevaju da se svi javni bilježnici podvrgnu provjeri otisaka prstiju i kriminalističkoj pozadini, dok druge čine pozadinsku provjeru fakultativnom ili je ne nameću.

4. Prijava i naknada

Morate podnijeti zahtjev odgovarajućoj državnoj državnoj agenciji - obično uredu državnog tajnika - kako biste stekli licencu za javni bilježnik. Uz prijavu ćete možda trebati priložiti i kopiju svih potrebnih rezultata ispita za licenciranje, dokaz o prebivalištu, dokaz o državljanstvu ili zakonitom statusu stalnog prebivališta i ovjereni potpis. Obično također morate platiti pristojbu za prijavu, koja je obično u rasponu od 25 do 50 USD. Ako radite za tvrtku poput odvjetničke tvrtke, vaš poslodavac će možda biti voljan pokriti tu naknadu za vas.

5. Javna bilježnička komisija

Nakon podnošenja prijave, dobit ćete proviziju od državnog ureda državnog tajnika ili odgovarajućeg ureda koji nadgleda javne bilježnike u vašoj državi. Ova komisija detaljno opisuje datum stupanja na snagu vaše bilježničke licence i koliko dugo traje, a može sadržavati i druge podatke, poput javnog bilježničkog broja.

Javnobilježničke komisije obično su učinkovite na razdoblje od četiri godine, ali mogu trajati i do 10, ovisno o državi. Na kraju tog razdoblja imat ćete mogućnost obnavljanja provizije; ako se ne obnovite na vrijeme, a provizija istječe, morat ćete dobiti novu proviziju ako želite ostati bilježnik.

6. Pečati i časopisi

Osim vaše provizije, za obavljanje javnih usluga bit će vam potrebne jedna ili možda dvije druge osnovne potrepštine. Prvo, obično će vam trebati službeni pečat, pečat koji ćete koristiti za označavanje ili utisnuti bilo koje papire koje ovjerite. Pečati uključuju razne podatke, kao što su vaše ime, stanje u kojem ste povjereni, vaš notarski broj i datum isticanja provizije. Ovisno o vrsti dokumenta koji ovjeravate i zahtjevima vaše države, vaš pečat može sadržavati i detalje, poput datuma na koji je dokument ovjeren i kakav je dokument korišten za dokazivanje identiteta potpisnika ili potpisnika.

Osim pečata, možda će vam trebati imati i voditi dnevnik ili bilježnicu. Notarski časopisi dopušteni su u svim državama, ali su potrebni samo u nekim. Ovaj časopis sadrži popis svih dokumenata koje ste ovjerili, datum i vrijeme ovjere, datum dokumenta, vrstu dokumenata koji se koriste za provjeru potpisnika, adresu potpisnika i eventualno dodatne detalje.

7. Javna bilježnička obveznica

Javna bilježnica je vrsta jamčevine ili osiguranja namijenjena zaštiti članova javnosti od grešaka koje javni bilježnik može učiniti. U većini država, ali ne u svim državama, javni bilježnici zahtijevaju jamstvo za određeni iznos, kao što je 10.000 USD.

Da biste ostvarili obveznicu, morate osigurati državnom osiguravatelju malu naknadu, obično između oko 50 i 100 dolara, iako je moguće i više. Iako se davatelji obveznica razlikuju po državama, ove obveznice možete dobiti od svog osiguravajućeg agenta, banaka ili obveznica. Ured vaše državne tajnice također može pružiti informacije o tome gdje možete pronaći licencirane davatelje obveznica u vašem području.

Jednom kad je obveznica izdavatelj obveznica (obveznik ili osiguravajuće društvo) može nadoknaditi bilo koji član javnosti koji izgubi novac kao rezultat vaših pogrešaka ili nemara, iznos do vrijednosti obveznice. Ako se to dogodi, morat ćete vratiti tvrtku za obveznice novac koji joj je isplatio.

8. E&O osiguranje

Za razliku od jamstvenih obveznica, koje članove javnosti štite od bilježničkih grešaka ili nemara, osiguranja od grešaka i propusta (E&O) vrsta je osiguranja profesionalne odgovornosti koja štiti javnog bilježnika od svih pogrešaka koje mogu prouzrokovati štetu ili dovesti do financijskih problema članova javnost.

Na primjer, ako pogriješite kada notarsko ovjerite ugovor koji dovodi do toga da je potpisnik izgubio ugovor nekom drugom, možda ćete biti odgovorni (tj. Tuženi) za novac koji je potpisnik izgubio. E&O osiguranje dizajnirano je za zaštitu od takvih gubitaka. Bez toga, vaša osobna imovina može biti u opasnosti ako pogriješite, tužite se i izgubite. E&O osiguranje nije uvjet postati javni bilježnik, ali općenito se smatra mudrim izborom za sve koji obavljaju notarske usluge.

Mnoge osiguravajuće tvrtke - poput Geico, Nationwide i Progressive - nude razne planove osiguranja E&O i osigurat će besplatne ponude. Možete tražiti te planove putem interneta ili nazvati agente za osiguranje u vašem području.

Pronalazak javnog bilježnika

Ako nikada prije niste koristili javnog bilježnika, možda nećete znati odakle početi tražiti kad vam treba. Srećom, javni bilježnici su prilično česti, a pronalaženje je jednostavno stvar znati gdje treba potražiti.

Ovisno o tome gdje su ti javni bilježnici i vaš odnos prema njima, možda ćete moći koristiti njihove usluge besplatno ili po povoljnijim cijenama.

Vaš poslodavac. Tvrtke svih veličina imaju redovite potrebe za notarskim uslugama, a nije rijetkost da čak i mala tvrtka ima barem jednog zaposlenog koji je javni bilježnik. Pitajte svog poslodavca ima li vaša tvrtka na raspolaganju javne bilježnike ili nudi notarske usluge zaposlenicima.
škole. Studenti na fakultetima ponekad imaju pristup notarskim uslugama. Akademski odjeli, matični uredi i uredi za pravnu pomoć često imaju javnobilježničke usluge na raspolaganju studentima ili osoblju.
banke. Većina banaka i kreditne unije vjerojatno ima barem jednog, a obično nekoliko javnih bilježnika. Neki nude vlasnicima računa javnobilježničke usluge besplatno, dok drugi naplaćuju malu naknadu.
sudnica. Mnogi državni, županijski i općinski sudski službenici javni su javni bilježnici. Slično tome, knjižničari u županijskim knjižnicama sudskog suda mogu pružati i notarske usluge.
Vladini uredi. Neki državni, županijski i gradski uredi nude notarske usluge stanovnicima.
Profesionalni uredi. Ako imate odvjetnika, njihova odvjetnička tvrtka gotovo sigurno ima javnog bilježnika ili ga zna brzo pronaći. Slično tome, agenti za promet nekretninama, financijski planeri i osiguravajući agenti često imaju javnobilježničku dozvolu ili imaju zaposlenike koji to rade.
Pružatelji usluga maloprodaje. Neka maloprodajna mjesta, poput prodavaonice UPS-a, drogerija i supermarketa, korisnicima nude javnobilježničke usluge.
Nezavisni mobilni bilježnici. Mnogi javni bilježnici nude mobilne usluge i mogu vam otputovati kako bi olakšali notarizaciju. Mobilne bilježnike možete pronaći putem internetske pretrage javnih bilježnika u vašem području.

Troškovi notara

Javni bilježnici mogu naplatiti naknadu za svoje usluge, iako cijene mogu značajno varirati i često su ograničene ili propisane državnim zakonom. Unaprijed postavljene pristojbe za javnobilježničku ovjeru mogu biti od 1 do 15 USD po potpisu. Dakle, ako imate jedan dokument za koji je potrebno četvoro ljudi da ga potpiše i ovjeri svoje potpise, a bilježnik naplaćuje 5 dolara po potpisu, morat ćete platiti 20 dolara. U državama u kojima nema ograničenih ili unaprijed određenih naknada, javni bilježnici mogu postaviti vlastite naknade.

Mobilni javni bilježnici ili javni bilježnici koji putuju na vašu lokaciju također mogu naplatiti dodatnu naknadu za svoje putovanje. Neke su države unaprijed postavile putne naknade, poput 0,30 USD po milji, dok druge ne. U državama bez unaprijed plaćenih putnih naknada, javni bilježnici mogu postaviti vlastite naknade.

Završna riječ

Ako to već niste učinili, vjerojatno ćete u nekom trenutku svog života morati koristiti usluge javnog bilježnika. Ako znate što to uključuje, koje su vaše odgovornosti i što javni bilježnik može, a što ne može, stvari će proći što glatko.

Ako razmišljate o tome da postanete javni bilježnik, postupak je relativno lagan i nešto što je većina ljudi sposobna učiniti, a notar može postati čak i dodatni prihod ili osnova za vlastiti posao.

Jeste li ikada prije koristili usluge javnog bilježnika? Jeste li sami bilježnik?