5 koraka za rješavanje problema - proces i strategije za uspjeh

Naravno, sposobnosti rješavanja problema znatno se razlikuju od pojedinca do osobe - neki od nas izvrsno rješavaju sveobuhvatne dileme, dok su drugi spretniji u donošenju osnovnih svakodnevnih odluka. Istraživači Centra za istraživanje učenja i podučavanja na Sveučilištu u Michiganu vjeruju da poteškoće u rješavanju problema uglavnom proizlaze iz sljedeća dva problema:

Netačnost u čitanju. Pogrešno tumačenje problema može proizići iz njegove percepcije bez koncentriranja na njegovo značenje. Također može nastati čitanjem nepoznatih riječi, previdom važnih činjenica i preuranjenjem u rješavanju problema. Jednostavno rečeno, mnogi ljudi u početku imaju poteškoće u definiranju problema i stoga razvijaju neadekvatna ili pogrešna rješenja.
Netačnost u razmišljanju. Drevni su Grci nazivali sposobnost ispravnog obrazloženja "logike". Danas ovu sposobnost nazivamo „pragmatizmom“ - sustavom razmišljanja koji određuje značenje, istinu ili vrijednost. Loše odluke proizlaze iz nedostatka jasnoće, tako da se u procesu rješavanja problema uzimaju u obzir irelevantne informacije. Ponekad slijedimo rješenja koja ne zadovoljavaju zacrtane ciljeve ili ne uspijevamo slomiti složene probleme na razumljive dijelove kad nas vremenska ograničenja prisiljavaju na preuranjene odluke.

Svatko od nas svakodnevno donosi odluke koje utječu na našu sreću, karijere i zadovoljstvo životom. Učenjem i prakticiranjem vještina dokazanih rješavača problema - i slijedeći potrebne korake - možete poboljšati samopoštovanje, smanjiti međuljudske sukobe i smanjiti ukupni stres.

1. Definirajte problem

Ključno je razumijevanje problema prije razvijanja mogućih rješenja. Neki se problemi čine jednostavnim - odlučiti što ćemo jesti za doručak, što obući za posao, masovno prevoziti ili voziti - a njihova rješenja rijetko imaju stvarni utjecaj na naš život. Ostali problemi su nevjerojatno složeni i imaju dugoročne posljedice: izbor karijere, s kojom se odlučujemo vjenčati, ili želi li steći visoki stupanj obrazovanja.

Problemi su dodatno komplicirani zbog emocija i smatramo li provedbu rješenja bolnom ili ugodnom. Činjenica da mnoge naše odluke imaju posljedice daleko u budućnost vodi ka odugovlačenju i daljnjoj složenosti.

Način na koji razmišljamo ili definiramo problem može rezultirati propuštenim prilikama, neadekvatnim ili trajnim rješenjima, nepotrebnim troškovima, izgubljenim vremenom i stalnom frustracijom i stresom. Primjer toga je kada pojednostavljujemo probleme tražeći pojedinačna, ili ili ili kratkoročna rješenja, zanemarujući dugoročne posljedice.

Na primjer, žurni roditelj koji treba poslužiti večeru mogao bi otrčati u trgovinu za tu večernju večeru i takvo ponašanje može ponoviti više puta tjedno. U potrazi za kratkoročnim rješenjem (kupite večerašnju večeru) i zanemarujući dugoročno rješenje (napravite jedno veliko, dobro isplanirano putovanje namirnicama unaprijed), on ili ona gube vrijeme, gorivo i trud i suočavaju se s ponavljanom frustracijom.

Obično postoji niz odluka i radnji koje možemo poduzeti za rješavanje problema, a svaka od njih ima različite kratkoročne i dugoročne učinke koje je potrebno uzeti u obzir. Proširenje definicije problema pružanjem više detalja može potaknuti kritičko razmišljanje i rezultirati višestrukim, često inovativnim rješenjima. Bolji rješavači problema znaju da postavljanje više pitanja prije pokušaja pronalaska rješenja uglavnom donosi bolje rezultate.

Važnost točnog opisa

Charles Kettering, šef istraživačkog odjela General Motors od 1920. do 1947., Tvrdio je, "Problem koji je dobro naveden je problem napola riješen." Članak iz 2012. u Harvard Business Reviewu podudario se i rekao: "Dobro definirani problemi vode do probojnih rješenja." Autori su vjerovali da većina tvrtki i pojedinaca nije dovoljno stroga u definiranju problema koje pokušavaju riješiti i artikuliraju zašto je rješenje važno.

Na primjer, čišćenje obale Aljaske nakon izlijevanja nafte Exxon Valdez 1989. koštalo je strahovito više nego što se očekivalo i trebalo je više od 20 godina, prije svega zbog propusta da se nafta u subarktičkim vodama pretvori u sirupanu. Niska viskoznost tekućine otežala je pumpanje na obalne stanice za prikupljanje.

Nakon što je problem proširen sa "čišćenja ulja" na "viskoznost materijala", kemičar u industriji cementa predložio je rješenje koje će vibriranom smrznutom ulju u baražima stvarati vibraciju. Kao posljedica toga, čišćenje je ubrzano s potencijalnim uštedama u milijunima dolara.

Korištenjem metode Kiplinga za definiranje problema

Prvi korak u rješavanju bilo kojeg problema je jasna, sažeta izjava - ono što zagovornici nazivaju "izjavom problema". Metoda Kipling, nazvana po pjesmi Rudarda Kiplinga iz 1902. godine u svojoj knjizi "Samo tako priče", jedan je od popularnijih sustava za definiranje problema. Novinari koji se ponekad nazivaju sustavom „Pet W i jedan H“ često ga koriste kako bi prenijeli činjenice o situaciji.

Pjesma ističe šest komponenti potrebnih za ispravno uokvirivanje problema:

Što je problem?
Zašto je popravljanje problema važno?
Kada je li nastao problem? Kada se to treba riješiti?
Kako je li se problem dogodio?
Gdje je li problem koji se javlja?
Tko utječe li problem?

Izjava problema treba biti što je moguće jasnija i potpunija. Na primjer, jedan siromašni student koji bi mogao razmotriti hoće li pohađati fakultet mogao bi zaključiti da "ne mogu ići na fakultet u ovom narednom semestru." Ova odluka odražava pogrešnu tvrdnju problema o nedostatku sredstava, a ne okvira za razvoj rješenja koja mogu omogućiti prisustvo.

Izjava o boljem problemu mogla bi biti: „Ja (kome) nedostaju sredstva za plaćanje školarina i naknada u narednom semestru (što) u UCLA (gdje) do 1. rujna (kada). Otpustio sam se s ljetnog posla i ne mogu uštedjeti onoliko koliko sam se nadao (kako). Kao rezultat, moj stupanj i početak karijere odgodit će se barem šest mjeseci (zašto). " Proširena izjava o problemima mogla bi dovesti do drugih rješenja kao što su traženje stipendija, posudba sredstava, pohađanje drugog fakulteta za niže školarine, rad sa skraćenim radnim vremenom dok pohađate školu, smanjenje drugih troškova radi uštede ili kombinacija svih.

2. Razviti alternativna rješenja

Česta prepreka uspješnom rješavanju problema je oslanjanje na prethodna iskustva, posebno ona koja izgledaju slično našem trenutnom stanju. Prema psihologu G. Stanley Hallu, ljudi su uglavnom stvorenja navike, a naše aktivnosti i odluke često su automatski refleksi temeljeni na našim osobnim pristranostima, stereotipima i povijesti.

Mnogi znanstvenici vjeruju da je navika prirodna posljedica evolucije, kompromisa između ogromne potrebe energije u mozgu - mozgovi čine manje od 2% čovjekove tjelesne težine, ali troše do 20% našeg unosa kalorija - i opstanak , Trčanje iz vriska neviđenog lava nesumnjivo je spasilo više naših predaka nego čekajući da potvrdi njegovu prisutnost.

Nažalost, ova tendencija da se na svaki problem primjenjuje isto iskustvo može dovesti do loših odluka. Kao što je američki psiholog Abraham Maslow rekao: "Ako imate samo čekić, svaki problem vidite kao ekser."

Osim pitanja iz matematike ili činjenica zasnovanih na činjenicama, malo problema ima jedinstveno rješenje. Bolji rješavači problema koriste razne strategije za razvoj više rješenja prije donošenja odluke. Kako se optimalno rješenje obično otkriva usporedbom alternativnih rezultata, teoriziranje višestrukih izbora i njihovih rezultata je korisno.

Tehnike razvijanja više rješenja za pojedinačni problem

Tijekom ove faze, cilj je generirati što više potencijalnih rješenja bez obzira da li su realna, praktična ili učinkovita. Korisne tehnike za razbijanje starih navika razmišljanja uključuju sljedeće:

analogije. Razmislite o sličnim problemima iz vaše prošlosti i prilagodite njihova rješenja trenutnoj situaciji. Na primjer, tvrtka koja želi plasirati novi softverski proizvod može razmotriti uobičajene taktike marketinga u industriji - odobrenja slavnih, niske uvodne cijene ili nacionalno oglašavanje - kako bi predstavili proizvod.
bombardovanje idejama. Ova tehnika zahtijeva da isključite svoj unutarnji cenzor i proizvedete što više rješenja problema, bez obzira na to koliko je nacrtan. Često se naziva „kreativno razmišljanje“ ili „razmišljanje izvan okvira“, iznimna rješenja mogu biti rezultat kombiniranja, proširivanja i poboljšanja izvornih misli. IDEO, nagrađivana dizajnerska i razvojna tvrtka u Silicijskoj dolini zaslužna za proizvode kao što su originalni Appleov miš, madrac Tempur-Pedic i revolucionarni PillPack, uvelike se oslanja na brainstorming za nove ideje..
Podijeli i osvoji. Podijelite veliki, složeni problem na manje, rješive probleme. Na primjer, NASA-in cilj da postavi čovjeka na Mjesec u šezdesetima postignut je istodobnim rješavanjem jednostavnijih inženjerskih problema u rasponu od postavljanja dvije ili više raketa jedna na drugu (višestatiranje), do odabira i obuke astronauta.
Analiza znači-završava. Započnite s željenim ishodom i krenite unatrag kroz kritične korake potrebne za postizanje vašeg cilja. Na primjer, za primanje promocije obično je potrebna pozitivna preporuka nadređenog. Međutim, nadređeni obično ocjenjuju kandidate prema njihovom zapisu o prethodnim uspješnim zadacima. Mogućnost rada na zadatku ovisi o dosljednom pohađanju zaposlenika i radnim navikama itd. I tako dalje, sve dok ne dođete do polazišta vaše analize.
Analiza uzroka. Umjesto da se usredotočite na problem, usredotočite se na uzrok problema. U ranijem primjeru izlijevanja nafte prvobitno se smatralo da su problem produljeno vrijeme i troškovi čišćenja. No, osnovni uzrok bila je poteškoća brzog napumpavanja guste nafte u skladišta.
Pokušaj i pogreška. Ako vrijeme nije razmatranje i promjena je relativno jednostavna za provedbu, razmislite pokušajte sve dok ne postignete optimalnu strategiju. Pouke iz naših grešaka često su vrijednije od onih koje smo naučili iz naših uspjeha. Kao što je Thomas Edison rekao, govoreći o svom izumu električne žarulje, "nisam uspio. Upravo sam pronašao 10.000 načina koji nisu uspjeli. "

Vrijeme potrebno za izradu više rješenja treba biti proporcionalno razmjeru problema i njegovom utjecaju. U isto vrijeme, pokušaj razvoja rješenja radi više izbora rijetko je vrijedan, posebno nakon dužeg napora. Kada vam je ugodno da ste iscrpili mogućnosti, vrijeme je da procijenite potencijalna rješenja.

3. Odaberite optimalno rješenje

Kritičko razmišljanje proces je konceptualizacije, primjene, analize, sintetizacije i vrednovanja informacija kako bi se usmjerilo vjerovanje i djelovanje, prema Zakladi za kritičko razmišljanje. To je naučen proces koji ima za cilj izbjegavanje pristranosti, izobličenja, predrasuda i nedosljednosti, a ključan je za učinkovito rješavanje problema. Potrebno je kritičko razmišljanje za procjenu potencijalnih rješenja problema i utvrđivanje koja bi najvjerojatnije dala najbolji opći ishod.

Rano uklonite nejasna neučinkovita rješenja

Neka, prethodno razvijena alternativna rješenja, ako ne i mnogo, nepraktična su ili se ne mogu provesti jer su preskupa, oduzimaju previše vremena, zahtijevaju nedostupna sredstva ili daju neizvjesne rezultate. Procjena takvih, očito neprimjerenih izbora, gubljenje je vremena i energije i treba ih izbjegavati ako je moguće.

Suprotno tome, vaše preliminarno skeniranje mogućih rješenja može pružiti dodatni uvid i dovesti do neospornog najboljeg izbora, eliminirajući potrebu za daljnjom analizom. Jeff Bezos, osnivač Amazon.com, tvrdi da u značajnim otkrićima ili skokovima izvan konvencionalnog razmišljanja uvijek postoji element serendipity - dobra sreća ili sreća..

Izradite matricu za evaluaciju

Pri rješavanju najsloženijih problema rijetko postoji jedno rješenje koje zadovoljava sve kriterije - najbolji zadovoljavaju najvažnije kriterije s minimalnom negativnom posljedicom ili utjecajem na druge čimbenike. Prema Mind Tools, odluka matrica je izvrstan alat za vizualno razumijevanje razlika između alternativnih rješenja kada ne postoji jasan ili pojedinačan izbor. Mogući izbori mogu se rangirati prema stupnju koji ispunjavaju kriterije za najbolji izbor.

Evo nekoliko faktora koji bi se mogli uzeti u obzir u vašoj analizi mogućih rješenja:

Efikasnost. U kojoj mjeri rješenje rješava problem?
Praktičnost. Je li rješenje realno s obzirom na raspoložive resurse i mogućnosti?
pravovremenost. Hoće li rješenje ispunjavati kritične rokove ili vremenske okvire?
Trošak. Koliko će rješenje koštati resursa i truda?
Rizik. Koje su posljedice - dobre i loše?
upravljivost. Mogu li se mjeriti rezultati?

Svaki faktor treba mjeriti na skali od 0 do 10 za važnost u konačnom rješenju, s tim da je 10 najbolji rang, a 0 najlošiji rang. Na primjer, jedno rješenje može u potpunosti riješiti problem ("10" o učinkovitosti), dok drugo rješava većinu problema ("7"). Slično tome, jedno rješenje može uključivati malo ili nikakve troškove („10“) ili zahtijevati velike troškove („0“).

Posljednji korak u stvaranju matrice je utvrđivanje relativne važnosti svakog faktora u konačnoj otopini koristeći postotke, tako da su ukupne ponderi jednake 100%. Na primjer, učinkovitost može imati ocjenu 50% dok je pravovremenost 10%. U takvim slučajevima ispunjena matrica odluka može izgledati slično na sljedećoj slici:

Odaberite najbolje rješenje koristeći dostupne informacije

Ako se rješenje s najvišim ocjenama intuitivno ne čini najbolje, preispitajte početno ponderiranje i rangiranje. Nelagoda koju osjećate može biti pokazatelj da su vam neki faktori važniji nego što ste prvobitno mislili. U tom slučaju ih prerasporedite i ponovo odvažite. Imajte na umu da će nizak rezultat jednog faktora možda biti dovoljan da ga odbacite kao rješenje. Na primjer, visoki troškovi mogu biti dovoljni da rješenje učine neprihvatljivim.

4. Primijenite optimalno rješenje

Nakon što donesete odluku o najboljem rješenju vašeg problema, vrijeme je da poduzmete mjere. Priznajte da implementacija možda ne ide glatko, posebno ako rješenje ovisi o suradnji drugih ljudi. Gotovo svaka odluka zahtijeva promjenu statusa quo, kako je napisao Niccolo Machiavelli 1532. godine, "nema ništa teže shvatiti u ruke, biti opasniji za voditi, ili je neizvjesniji u svoj uspjeh, nego preuzeti vodstvo u uvodu" novog poretka stvari. " Sklonost ljudi da se odupru promjenama toliko je rasprostranjena da savjetnici za upravljanje promjenama redovito ostvaruju šestero- i sedmeroznamenkasti godišnji prihod.

Iako je važno što brže implementirati rješenje kritičnih problema, također je razborito prepoznati prepreke koje će se vjerojatno pojaviti i razviti odgovarajuću strategiju za prevladavanje otpora. Evo nekih uobičajenih prepreka za promjenu u poslovnom okruženju:

Prebrzo se kreće. Umjesto da se izravno opire, ljudi imaju veću vjerojatnost da traže odgodu tražeći više informacija, razmatrajući druge alternative ili se mole za nedostatak resursa.
Provedba traje predugo. Rješenja je premalo, prekasno.
priuštiti. Trošak je previsok ili će umanjiti ostale važne investicije.
premalo. Vaši su ljudi previše zauzeti ili im nedostaje obuke za primjenu rješenja.
Kupcima se to neće svidjeti. Izgubit ćete tržišni udio konkurentima, pritužbe kupaca će porasti ili će patiti usluga kupca.
Negativne posljedice nisu poznate. Što ako rješenje ne djeluje ili uzrokuje gubitak posla?
Rješenje neće raditi. Analiza problema je neispravna, previše je užurbana ili nisu uzeti u obzir potrebne elemente.

Ne bojte se suočiti se s prigovorima drugih ili sebe. S drugima odgovorite na pitanja činjenično, uljudno i sa što više informacija. Držite fokus na rješenju problema, a ne na osobnostima onih koji su uključeni u to.

Ako se postavi legitiman prigovor ili rješenje koje nije prethodno razmotreno, budite spremni odgoditi provedbu dok se ne ispita. Ako odlučite preispitati svoju odluku na temelju primljenih prigovora, brzo istražite i izvijestite o svojim nalazima sve uključene. Ne ponosite se autorstvom rješenja, već u postupku određivanja najboljeg rješenja.

5. Pouzdajte se u svoju analizu

Ako ste marljivo slijedili korake za bolje rješavanje problema do ove točke, budite sigurni da je vaš posao završen i stigli ste do najboljeg rješenja. Veliki dio otpora na koji nailazite vjerojatno je zbog straha i nedostatka informacija, a ne zbog istinskog prigovora predloženom rješenju.

Komunicirajući svoj postupak, možete pretvoriti prijatelje i osobe koje se bave ogradom u svoj način razmišljanja. Budite transparentni i nebrambeni, priznajući da su njihovi strahovi i prigovori prirodni i da će se vjerojatno pojaviti u većini situacija koje uključuju promjene.

Ako je grupa sudjelovala u procesu postizanja optimalnog rješenja, identificirajte ključne saveznike koji mogu pomoći uvjeriti druge da je rješenje zdravo, na temelju svih dostupnih podataka. Imati sponzore ili „prvake“ koji pomažu u uvjerenju drugih uvijek je dobra strategija u provođenju teške ili kontroverzne promjene.

Rezultati praćenja - povratna veza

Unatoč vašim naporima, neka rješenja ne odrade se prema planu. Razlozi za to su mnogi: ne razmatranje svih čimbenika, nedostatak dostupnih informacija, nenamjerena pristranosti ili pogrešna percepcija ili promjena temeljnih uvjeta koji utječu na problem ili rješenje. Živimo u nesigurnom svijetu, pa rijetko postoji odgovor koji je zajamčen istinitim ili učinkovitim u svakom trenutku.

Sjajni proizvodi i tvrtke rastu kroz proces integracije i stalne inovacije. Neprekidnim nadgledanjem rezultata, uspoređujući ih s očekivanjima i naknadno prilagođavajući nečije djelovanje kako bi se postigao željeni rezultat - inače poznat kao „povratna petlja“ - možemo biti sigurni da će rješenja ostati valjana i proizvesti željene rezultate.

Prema Wired-u, petlje povratnih informacija su kako učimo, bilo da ih nazivamo probnim postupcima i pogreškama ili korekcijom tečaja. Temeljito su istraženi i potvrđeni u psihologiji, epidemiologiji, vojnoj strategiji, ekološkim studijama i ekonomiji, a uobičajeno su sredstvo u planovima sportskog treninga, strategiji izvršnog treniranja i mnoštvu programa samopoboljšanja. Elon Musk, izumitelj, poduzetnik i izvršni direktor Tesla Motorsa, tvrdi da je važno imati povratnu vezu koja stalno razmišljate o tome što ste učinili i kako biste mogli bolje.

Kako se iz implementiranog rješenja pojave rezultati, važno je prikupiti podatke i utvrditi jesu li posljedice kao što su prvobitno bile namijenjene. Kada dođe do neočekivanog negativnog rezultata ili ishoda koji ne zadovoljava očekivane parametre, bolji rješavači problema ponavljaju korake za rješavanje problema, prilagođavajući se prema potrebi.

U mnogim slučajevima prilagođavanja su mala i mogu se brzo provesti. Međutim, u nekim je slučajevima potrebna nova strategija ili rješenje, a to znači ponovno pokretanje problema s informacijama dobivenim od provedbe.

Završna riječ

Rješavanje problema nije urođena sposobnost, već stečena vještina. Ken Watanbe, bivši McKinsey savjetnik i autor knjige "Rješavanje problema 101", uči da vježbanje dobrih vještina rješavanja problema razvija način razmišljanja koji pokreće ljude da u sebi izvedu ono najbolje i da na pozitivan način oblikuju svijet. Učenje i upotreba odgovarajućih vještina može postati navika, olakšavajući rješavanje problema i osnažujući svakog od nas da poboljša naš život i svijet.

Zapamtite, svi se svakodnevno suočavaju s velikim i malim problemima koje je potrebno riješiti. Slijedeći ove korake može dovesti do boljih odluka i sretnijeg života. U mnogim slučajevima ne stvara problem najviše stresa, već posljedice lošeg rješenja.