14 pitanja koja treba postaviti prilikom odabira pružatelja platnih lista za svoju tvrtku

Ako vaše poslovanje plaća zaposlenike ili ugovaratelje - čak i ako je to samostalno vlasništvo ili mikrobiznis koji nema tradicionalnih zaposlenika osim vas - vrijeme je da se pozabavite pružateljem platnih lista za male tvrtke. Trebate profesionalnog partnera za plaće ako:

• Odlučite oporezivati ​​svoje LLC preduzeće kao korporaciju - ovo je poznato kao S-corp izbori, uobičajena pravna poslovna struktura koja može ponuditi porezne olakšice za samostalne poduzetnike i vlasnike malih poduzeća; ili
• Odsjekujte redovne zadatke, projekte ili poslovne usluge neovisnim dobavljačima koje plaćate izravno; i
• Ne želite upravljati vremenski i detaljno intenzivnim postupkom izračuna troškova plaća, izvršavanja platnih lista i održavanja usklađenosti sa državnim i saveznim zahtjevima za porez i izvještavanje.

S desecima uglednih pružatelja platnih lista otvorenih za posao, odabir jednog nije mali zadatak. A pošto je ovo odluka koju želite donijeti samo jednom, ulozi nisu trivijalni. Odaberite mudro, ili ćete se vratiti na tržište davatelja plaća.

Ključna razmatranja za odabir davatelja plaća za male tvrtke

Dok vani procjenjujete brojne mogućnosti obrade plaća u malim poduzećima, razmotrite sljedeće važne čimbenike kako biste osigurali da napravite najbolji izbor za svoje poslovanje i zaposlenike..

1. Ima li dobru reputaciju?

Davatelji plaća koji imaju dobru reputaciju obično ispunjavaju svoja obećanja. Unatoč prividnoj jednostavnosti, trčanje plaća složeno je nastojanje s puno pokretnih dijelova iza kulisa. Neuspjeh MyPayrollHR-a, procesora utemeljenog u oblaku, koji se naglo zatvorio nakon posljednjeg kruga povlačenja poslodavaca, upozorava na priče za poslodavce koji su uvjerili da su pružatelji platnih lista zamijenjivi.

Nakupljanja poput Plaće za brzo plaćanje dugi niz godina dodavali su i usavršavali značajke za obračun plaća i HR te kultivirali žestoko odane slijedbe u tom procesu. Ako vam nije ugodno povjeriti se onome što je najvažnije necore poslovna funkcija vaše tvrtke početniku koji može, ili ne mora biti dobar, u potrazi za njim, umjesto toga potražite osnovanog igrača..

2. Radi li s obračunom i plaćanjem poreza na plaće?

Upravljanje porezom na plaće dugotrajno je i na detalje orijentirana perspektiva koja pokreće bezbroj vlasnika tvrtki koji bi inače sami obavljali svoje platne liste u naručju davatelja plaća. Zašto platiti obradu plaća koja ne uključuje automatizirani obračun poreza na plaće, popunjavanje i plaćanje?

Ako vaš željeni davatelj plaća ne nudi sveobuhvatno upravljanje porezom po svim cijenama, dobro razmislite prije nego što nastavite. U najmanju ruku, proljeće za plan koji uključuje upravljanje porezom.

3. Je li mobilno prilagođeno i mobilno-funkcionalno?

Rijetka je aplikacija u oblaku koja ne reklamira svoju "mobilnost". Aplikacije prilagođene mobilnim uređajima imaju čist tekst s većim prednjim dijelom i oštre ikone koji se čine čitljivim i razlikovnim na uređajima s malim zaslonom poput pametnih telefona. To je ključna pažnja za svakog vlasnika tvrtke ili vodećeg platnog prometa koji želi fleksibilnost u upravljanju i izvršavanju platnih lista u hodu.

Ali prijateljstvo prema mobilnim uređajima nije samo razmatranje za česte korisnike mobilnih uređaja. Ako očekujete da od svog pametnog telefona ili tableta napravite neki značajniji posao na plaći ili namjeravate angažirati stručnjaka za ljudske resurse koji bi to učinio, odaberite i pružatelja platnih spiskova s ​​izvrsnom mobilnom funkcijom - a ne onu čija mobilna aplikacija ili web mjesto blijedo oponašaju njegov cjeloviti stolni stolni proizvod.

4. Da li zarađuje visoke ocjene od korisnika?

Nisu svi davatelji plaća koji uživaju u plaćama uživanja u luksuzu ili u prednostima statusa kućanstva. Većina ne. Ako uzmete u obzir samo one procesore s višegodišnjim dosljednim rezultatima, možda će vam nedostajati kvalitetni početnici koji rade stvari drugačije i bolje nego dosjetljivi korisnici.

Započnite potragu za pouzdanim informacijama o novijim obrađivačima plaća, kombiniranjem renomiranih tehnologija i poslovnih publikacija, uključujući Money Crashers, za nepristrane recenzije. Dopunite stručne recenzije s povratnim informacijama koje ostavljaju stvarni korisnici na platformama poput Capterra. Provjerite obrasce žalbi s državnim odvjetnicima, općim i privatnim arbitrima, poput Better Business Bureau-a.

5. Da li nudi integrirano praćenje vremena?

Integrirano praćenje vremena obično nije raskid ugovora za male tvrtke s jednako plaćenim zaposlenicima koji su oslobođeni plaće prekovremenog rada ili za one koji se isključivo oslanjaju na ugovorni rad.

No, to je kritično za poslodavce sa zaposlenima po satu, i dvostruko, kad ti zaposlenici rade različite sate tijekom svakog razdoblja plaća. Restorani i kafići, pružatelji usluga održavanja imovine i sezonske tvrtke svih vrsta imaju velike potrebe za vremenskim odmakom koje zahtijevaju usku integraciju plaća.

6. Nakon postavljanja, radi li se automatska obračun plaća?

Ručna plata značajan je odliv vremena za poduzeća s više zaposlenih i izvođača radova. Umjesto da se prepustite trošenju sati pazeći da ste spremni za pokretanje platnih lista, odaberite pružatelja platnih spiskova koji automatizira postupak nakon početnog postavljanja. Na primjer, sve Plaće za brzo plaćanje cjenovni bodovi nude automatsku plaću za zaposlene na plaći s izravnim pologom, uvijek s mogućnošću da se unaprijed pregleda vožnja i mogućnost dodavanja posebne naknade poput bonusa i provizija po potrebi..

7. Dopušta li izravni polog za isti dan?

Sve ostalo se kreće brže ovih dana. Zašto ne biste izravno obrađivali depozit vašeg davatelja plaća?

Dvodnevni standard izravnog pologa gotovo je starinski kao i ček na papiru. Budući da je nezaposlenost blizu povijesnih lomova, talentirani radnici traže bilo kakvu opravdanje da nastave dalje. Za već nezadovoljne zaposlenike, sporo obrađivanje plaća često je ona slamka koja lomi kamile leđa. Nema razloga da iskušavate sudbinu.

Ovisno o planu, vodeće platforme za obradu plaća poput QuickBooks platne liste nude izravan depozit za sljedeći dan i isti dan, smanjujući ili uklanjajući jaz između izvlačenja plaća i depozita. To je značajka koja vam omogućuje brzu prodaju kao jednu od mnogih pogodnosti za zaposlenike koje nude nove najamne usluge.

8. Je li lako koristiti neprofesionalce?

Čak i ako imate resurse da zaposlite knjigovođu na određeno ili puno radno vrijeme, platforma za plaće dizajnirana za ljude koji nisu na umu računovođe, služit će vam bolje. Plaće se lako prekompliciraju. Ali to nije raketna znanost, pa nema razloga da se oslanjate na podređenog ili vanjskog dobavljača kako biste se kretali po sučelju platnog prometa ili tumačili njegova izvješća.

Prije kupnje plana za plaću provedite neko vrijeme prolazeći kroz pružateljev pomoćni sadržaj. Potražite opsežne arhive, videozapise o vodičima, stručno napisane članke na običnom engleskom i sadržaj koji generira korisnik. Pogledajte i pročitajte ovaj sadržaj da biste dobili dojam o sučelju i mogućnostima platforme, a zatim se zapitajte: Mogu li ovaj softver koristiti za pokretanje platnih lista bez izrade skupe, dugotrajne pogreške u proračunu?

9. Je li cijena primjerena?

Plaće su jedno od područja u kojem se plaćanje više za kvalitetniji proizvod obično isplati. Drugim riječima, ovdje dobivate ono što plaćate.

Ali nemojte plaćati za značajke i mogućnosti koje vam nisu potrebne ili ne plaćajte više nego što vrijede za one koje radite. Pronađite pružatelja platnih spiskova koji nudi više opcija plana koje obuhvaćaju raspon cjenovnih bodova, to je bolje skaliranje jer dodajete zaposlenike i pozdravljate složenije HR izazove.

Dok ocjenjujete potencijalne davatelje plaća, budite pažljivi na količinu i kvalitetu značajki odgovarajućih planova. Usporedite li početne planove koje nude dva davana pružatelja usluga, potražite bilo kakve izvanredne propuste ili dobrodošle inkluzije. Zatim usporedite njihove cijene kako biste utvrdili koja je bolja vrijednost.

10. Dobijaju li novi korisnici posebne cijene?

Mnogi pružatelji platnih lista nude posebne cijene za nove račune. Besplatna probna razdoblja, koja se najčešće protežu 30 dana - a ponekad i duže - su prilično česta. Tako su i duži popusti. Na primjer, Plaće za brzo plaćanje nudi 50% popusta na tri mjeseca, što je ekvivalent 45 dana besplatno, za nove korisnike koji se odreknu slobodnog probnog razdoblja od 30 dana.

11. pomaže li izvještavanje o novom najamu?

Državni regulatori rada zahtijevaju od poduzeća da prijave nove zaposlenike ubrzo nakon što se pojave. Nijedan pružatelj plaća ne podnosi nova izvješća o najamu u vaše ime. No, mnogi pružaju obrasce koje trebate učiniti točno i brzo.

12. Jamči li rezultate poreza na plaće?

Plaće za brzo plaćanje nije jedini pružatelj plaća koji automatski izračunava, datoteke i plaća poreze s minimalnim unosom koji se traži od korisnika. Ali to zaslužuje pohvale za porezno obilježje prilagođeno kupcima. Njegovo besplatno jamstvo za poreznu kaznu obećava povrat IRS-ovih kaznenih naknada i kamata do 25.000 USD godišnje kada proslijedite svoju poreznu prijavu o IRS-u u roku od 15 dana od primitka.

Bez obzira na fini tisak, QuickBooks besplatna garancija porezne kazne za plaće pruža dovoljno bezbrižnog mira vlasnicima tvrtki zabrinuti zbog nepažnje procesora na njihovim platnim spisima koji im se vraća. To je gesta koja nekoliko pružatelja poreza na plaće replicira.

13. Sadrži li raznolike strukture plaća i klasifikacije radnika?

Vaš davatelj plaća ne bi trebao imati problema s prilagodbom platnih lista vašeg poduzeća, bez obzira koliko složene ili promjenjive. Potražite davatelje usluga koji olakšavaju promjenu stvari poput satnice zaposlenika, prekovremenih prekovremenih sati, posebne stope plaća, izuzeti status i podobnost za bonus. Potreban vam je davatelj plaća koji raste s vašim poslovanjem uz dodavanje i promociju izvođača i zaposlenika.

14. Da li se integrira ili nudi izravan pristup ostalim HR proizvodima?

Obrada plaća nije jedina tvrtka koja se bavi uslugama ljudskih resursa tijekom rasta. Ostanite korak ispred svojih planova i izbjegavajte neželjene nespojivosti između sadašnjih i budućih funkcija upravljanja ljudskim resursima odabirom skupa obrade plaća koji se neprimjetno integrira s drugim ključnim proizvodima za upravljanje ljudskim resursima i knjigovodstvom, poput administracije beneficija i upravljanja naknadama radnika. Potražite poticaje za kupnju više usluga istovremeno. Plaće za brzo plaćanje kupci dobivaju 50% popusta na tri mjeseca, na primjer, kada se prijave za QuickBooks računovodstvo.

Završna riječ

Vaš odabir davatelja plaća će imati opipljiv učinak na vaše malo poduzeće. Idealan dobavljač za plaće otima većinu ovih okvira, između ostalog:

• Potpuno mobilno i mobilno-funkcionalno iskustvo
• Jednostavnost upotrebe za neprofesionalce
• Izvrsna vrijednost za različite slučajeve uporabe
• Funkcije s dodanom vrijednošću poput integriranog praćenja vremena i računovodstva
• Potpuni spokoj oko upravljanja porezom na plaće
• Fleksibilnost i skalabilnost za rastuća poduzeća s kombinacijom neovisnih izvođača i honorarnih zaposlenika
• Rukovanje, uključujući automatsku obradu plaća
• Značajke pogodne za zaposlenike, poput izravnog pologa za isti dan

Ovo su razumni zahtjevi za poduzeća koja traže pružatelja platnih lista za cijelu uslugu, koja je ispunila svoja obećanja.

Neka poduzeća imaju i druge nesposobne za potencijalne davače plaća. Ne bojte se gurnuti svoje prodajne kontakte da biste objasnili kako oni mogu udovoljiti vašim potrebama. Ako doista žele vašu tvrtku, potrudit će se da prođu.

Imate li željenog davatelja plaća za male tvrtke? Koja je vaša omiljena stvar u vezi s tim?