6 Ideje i savjeti za organizaciju kućnog ureda

Ako radite kod kuće, od ključne je važnosti da zaštitite svoj radni prostor i posao razvijajući plan upravljanja uredom. Bilo da se radi o ergonomski ispravnom namještaju za kućni ured ili se izrađuje sigurnosna kopija u slučaju kvara na računalu i Internetu, dobro upravljanje kućnim uredom uspostavit će vašu profesionalnost i povećati vašu zaradu.

Savjeti za upravljanje kućnim uredom

1. Uspostavite zaseban radni prostor

Mudro je stvoriti osjećaj odvojenosti u svom kućnom uredu, čak i ako je vaš radni prostor dio druge sobe ili u kutu vašeg podruma. Iako zapravo zasebna soba nije uvijek moguća, pokušajte najbolje identificirati mjesto u vašem domu koje će biti vaš "uredski prostor". Ako nemate zidove ili pregrade za uredski prostor, možete stvoriti mentalne granice ograničavanjem radnih aktivnosti (uključujući telefonske razgovore i odgovaranje na e-poštu) na ovu lokaciju.

Iz nekoliko je razloga zašto je posebno zaokupljanje područja u vašoj kući samo posao:

• Jasno definiran prostor kućnog ureda uspostavlja granice i za vas i za članove kućanstva. Djeca, cimerice, supružnici i partneri naučit će poštivati ​​vašu potrebu da se koncentrirate na svoj posao ako se mogu lako prepoznati kad radite i ako nisu dostupni za bavljenje osobnim ili obiteljskim pitanjima.
• Smanjuje rizik gubitka papira i opreme u vezi s poslom u ostatku vašeg doma.
• Pomaže vam uspostaviti profesionalnu prisutnost prilikom susreta s klijentima.
• Ako planirate odbiti porezni odbitak u matičnom uredu, lakše ćete se braniti od revizije ako možete pokazati da se vaš rad odvija u području vašeg doma koji se koristi isključivo za posao.

2. Idite profesionalno s uredskim potrepštinama i namještajem

Antikni stol i stolica vaše bake mogu izgledati lijepo, ali vjerojatno je to ergonomska i organizacijska noćna mora. Obavezno u kućnom uredu imate udobnu uredsku stolicu i dobro dizajniran računalni stol kako biste se zaštitili od naprezanja tijela i smanjili nered.

Ne morate kupiti ove komade nove - potražite Craigslist kako biste pronašli pojedince i tvrtke koji prodaju stari uredski namještaj. Druga je mogućnost pronaći ako bilo koji dućan uredskog namještaja u vašoj blizini koji se bavi rabljenim namještajem - neki mogu isporučiti. Držite oči oguljene za bilo kakve prodaje izvan prodaje, jer ove trgovine često rasprodaju svoje uređaje, uredski namještaj, pa čak i uredske strojeve (poput računala i pisača) dok pokušavate likvidirati svoj inventar.

3. Uspostavite odvojene račune e-pošte i telefona

Kada je riječ o komunikaciji, najbolje je izbjegavati miješanje posla s užitkom. Ne želite da se vaša djeca odazovu na telefonski poziv klijenta i ne želite riskirati uključivanje klijenta na masovnu e-poštu koja sadrži najnoviji memo lolcats. Lako je zanemariti ili propustiti e-poštu i poruke klijenata ako dođu u vaše osobne poštanske sandučiće i račune.

Ako se ne želite baviti zasebnom telefonskom linijom, još uvijek možete dobiti namjenski broj koji se povezuje na govornu poštu, omogućujući vam da primate poruke od klijenata i potencijalnih klijenata kako biste im mogli uzvratiti poziv u slobodno vrijeme.

4. Iskoristite usluge kućnih ureda

Pogledajte uredske / poslovne usluge koje nude lokalne trgovine kopijama, kao i korporativni lanci, poput FedEx Officea ili UPS trgovine u vašem području. Mnoga od tih mjesta ciljaju svoje usluge na vlasnike malih i kućnih tvrtki koji nemaju poštu i ne mogu si priuštiti da angažuju pomoćno osoblje.

Usluge se razlikuju ovisno o lokaciji, ali osim što nude usluge kopiranja, privatne poštanske sandučiće i otpremu paketa, ove trgovine također mogu prihvatiti pakete u vaše ime (što je važno ako imate dostave isporuke) i čak mogu pružiti kupcima besplatne i niske isporuke -kostalan pristup računalu.

5. Napravite rezervne planove

Nitko ne želi razmišljati o događajima koji bi mogli ugroziti njihov posao, ali ako ste vlasnik male tvrtke važno je da to učinite. Ako ne identificirate prijetnje vašem poslu, morat ćete se boriti kad stvari ne idu onako kako su planirali.

Od prirodnih katastrofa do dugotrajnih bolesti, promjena okolnosti može završiti vaš posao ako niste u mogućnosti nastaviti raditi. Čak i kratkoročni problem, kao što je prekid napajanja električnom energijom ili neispravnost računala, može oštetiti vaše poslovanje ako niste u mogućnosti ispuniti klijentov rok ili obraditi naloge učinkovito.

Planiranje glavnih događaja
Prirodne katastrofe, terorizam, građanski nemiri ili epidemije bolesti mogu imati razorni učinak na velike i male tvrtke, pa čak i najbolje postavljeni planovi mogu otežati vlasnicima pojedinačnih poduzeća da ponovno pokrenu posao. Američka administracija za malo gospodarstvo na svojim web stranicama nudi opsežne informacije o planiranju poslovnih katastrofa, zajedno s informacijama o vladinim programima koji mogu pomoći vlasnicima tvrtki da ponovno uspostave poslovanje nakon velikog događaja koji uzrokuje poremećaje u zajednici.

Planiranje neočekivanog
Ono što može poremetiti vašu mogućnost započetog posla uključuje neuspjeh napajanja električnom energijom i komunalije, kvarove na opremi, bolesti, ozljede i hitne slučajeve u obitelji. Iako su neke od ovih okolnosti neizbježne, riskirate da izgubite klijente i kupce ako se ne možete pravovremeno pridržavati rokova, isporučiti proizvode ili jednostavno pružiti svoju normalnu razinu usluge.

Evo nekoliko ideja za upravljanje uobičajenim scenarijima:

• Odredite mjesta za internetsku upotrebu. Provjerite susjedstvo na mjestima koja nude WiFi i kupcima omogućavate korištenje usluge duži vremenski period. Kafići, kopirnice, brodarske trgovine i javne knjižnice moguća su mjesta za pronaći WiFi. Kuće prijatelja i obitelji također su dobra mjesta za povezivanje s mrežom - samo svakako nazovite i pitajte prije odlaska! Identificirajte nekoliko radnih mjesta pogodnih za rad u vašem području i zabilježite njihov radni sat, tako da ne gubite vrijeme s mjesta na mjesto kada Internet padne.
• Pogledajte u širokopojasnu uslugu Pay-As-You-Go. Pomoću USB modema i širokopojasnog platnog prometa uz naplatu moći ćete ostati kod kuće u slučaju da se isključi redovna internetska usluga.
• Rezervna tehnologija. Iako je dobra ideja za stvaranje sigurnosnih kopija datoteka i projekata, trebali biste imati i neku sigurnosnu sigurnosnu tehnologiju u slučaju da vaše računalo postane fritz. Najlakši način za to je kupnja jeftinog prijenosnog računala ili netbooka koji možete koristiti ako se vaše primarno računalo pokvari. Iako umjesto toga možete držati stariji model radne površine, on nije prenosiv ili punjiv, što ga čini beskorisnim ako pretrpite prekid napajanja istodobno s neispravnošću računala. Također možete potražiti rezervne usluge poput Backblaze i Mozy.
• Kupite neprekinuti izvor napajanja (UPS). UPS može zaštititi vaš stroj od prenapona napajanja i pružiti vam dovoljno vremena za isključivanje radnog sustava - kao i poslati klijentima brzu poruku e-pošte kako bi ih obavijestili da ćete neko vrijeme biti bez struje. Na Amazonu možete pronaći neprekidne izvore napajanja od samo 50 dolara.
• Čuvajte kopiju važnih informacija. Dobra je ideja kopirati kontaktne podatke klijenta na papiru kako biste mogli ostati u kontaktu s njima, čak i ako nemate pristup internetu ili računalnim datotekama..

6. Znajte kada je vrijeme za preseljenje u novi prostor

Iako mnogi ljudi uspješno vode kućni posao, s vremenom ćete možda doći do točke u kojoj više nije praktično raditi od kuće, barem na puno radno vrijeme. Možda trebate redovito susretati se licem u lice s klijentima, pohraniti puno inventara ili raditi u okruženju s manje ometanja.

Razmislite o prostorima za zajednički rad koji vam omogućuju najam stola u zajedničkom uredskom prostoru ako si ne možete priuštiti ili nećete trebati cijeli ured. Mnogi prostori za suradnju omogućuju vam najam prostora prema vašim potrebama, tako da se nećete morati obvezivati ​​na ugovor s punim radnim vremenom ako je sve što trebate mjesto susreta s klijentima nekoliko puta mjesečno. Druga je mogućnost dijeljenje ureda koja vam omogućuje da zajedno s nekim iznajmljivačem ureda ili vlasnikom ureda dijelite troškove ureda.

Završna riječ

Izazovi rada kod kuće i nagrade mogu ostati u ravnoteži kada uspostavite kućni ured koji dobro funkcionira. Imajte na umu da niti jedan ured ne radi sam. Donošenje dobrih odluka i vježbanje samodiscipline pomoći će u nesmetanom održavanju poslovanja na duži period.

Koji su neki od najboljih savjeta za učinkovito vođenje kućnog ureda ili radnog prostora?