Kako napisati i distribuirati priopćenje za javnost koje donosi rezultate
U skladu s tim, tisak nikada ne koristi tiskovna izdanja jer ili nisu prikladna za određenu publikaciju ili ne sadrže zanimljive vijesti. Ako ćete pokušati širiti riječ o svojoj organizaciji ili događaju, ključno je razumjeti kako pripremiti priopćenje za javnost koje će vas primjetiti - i dobiti rezultate koje želite.
Dijelovi učinkovitog priopćenja za javnost
Da biste povećali šansu da vaša tvrtka bude prikazana u medijima, pišite o temama koje izravno i pozitivno utječu na zajednicu. Na primjer, ako se vaša tvrtka širi, svakako se usredotočite na to kako će širenje stvoriti radna mjesta. Ili ako vaša tvrtka sudjeluje u prikupljanju sredstava za lokalnu dobrotvornu organizaciju, istaknite to u svom priopćenju za javnost i pozovite zajednicu da podrži stvar.
Nadalje, ključno je ugraditi sljedeće:
1. Upečatljiv naslov
Da biste privukli pažnju novinara, važno je da napišete izvanredan naslov. Uostalom, uloga naslova je potaknuti novinara ili drugog medijskog stručnjaka da nastavi čitati vaše priopćenje. Stoga uvijek koristite aktivni glas u naslovu, a ne pasivan. Na primjer, "Tvrtka ekspanzija povećava lokalnu zaposlenost za 500%" učinkovitija je od "Tvrtka će proširiti zapadni kraj tvornice za 2.000 stopa."
2. Angažirajuće vodstvo
Jednom kada privučete pažnju novinara pružanjem teme koja će se i publici i uredniku publike smatrati zanimljivom, ključno je zadržati novinara. Da biste to učinili, napišite vodstvo (početak priopćenja za javnost) na takav način da bude privlačio srca ili umove čitatelja. Ne zaboravite odgovoriti na pitanja „tko“, „što“, „gdje“ i „zašto“ što je brže moguće. Također, imajte na umu da u ovom trenutku ne morate ponuditi znatnu količinu detalja - što dolazi kasnije.
3. Navodi
Kako biste svom priopćenju za tisak dodali više sadržaja, uključite potporne citate pojedinaca i grupa o kojima se raspravljalo u izdanju. Na primjer, ako je vaša mala tvrtka domaćin događaja koji skuplja novac za određenu dobrotvornu organizaciju, uključite citate donositelja odluka o dobrotvornim organizacijama - i, ako je moguće, navedite citate ljudi koji će izravno utjecati na prikupljanje sredstava. Kratki intervjui vođeni putem e-pošte ili telefona trebali bi biti dovoljni za prikupljanje svih potrebnih citata.
Provjerite jesu li citati koje koristite inteligentni i podržavaju cilj priopćenja. Štoviše, ako u graničnim navodima postoje gramatičke pogreške, budite sigurni da ispravite te pogreške bez mijenjanja konteksta.
4. Podaci za kontakt
Obavezno uključite točne kontakt podatke u svoje priopćenje za javnost kako bi novinari mogli kontaktirati vas ili vašu organizaciju s pitanjima. Uključite i podatke za kontakt usmjerene na kupce kako bi mogli kupiti vaš proizvod ili uslugu. Pred kraj priopćenja za javnost, razjasnite sebe ili svoju tvrtku u vezi s vašom pozadinom, misijom i uslugama.
5. Činjenice, statistika i potvrde
Da biste dali svoje supstancije za tisak, u svoje saopštenje uključite potporne statistike iz uglednih izvora. Na primjer, navedite citate od predsjednika uprave vaše tvrtke, stručnog poslovnog analitičara ili čak zadovoljnog potrošača.
6. Ekonomična upotreba riječi
Novinari imaju ograničeno vrijeme, zato držite svoja priopćenja za javnost kratkim i preciznim. Štoviše, ako možete upotrijebiti pet riječi umjesto osam da biste nešto rekli, učinite to i ograničite veličinu priopćenja za tisak na otprilike jednu stranicu. Novinar vas može uvijek nazvati ako mu trebaju dodatne pojedinosti. Međutim, ako želite, možete priložiti informativni list o svojoj tvrtki za referencu.
7. Točnost i pravilna gramatika
Prije nego što medijima pošaljete priopćenje za medije, provjerite jesu li sve informacije točne i nisu zastarjele te da dokument ne sadrži gramatičke pogreške i pravopisne pogreške. Važno je da djelujete profesionalno i pouzdano - imate samo jedan snimak kako biste napravili odličan prvi dojam.
8. Profesionalne fotografije
Nisu sve publikacije sposobne osobno fotografirati vas ili vašu organizaciju. Stoga je izvrsna ideja pripremiti fotografije profesionalne kvalitete za vaše medijske kontakte. Te bi slike trebale biti u jpeg formatu i moraju biti veličine najmanje 5000 × 500 piksela i 72 točke po inču (DPI) za internetske medije - i više za ispis, za koji su često potrebne slike veličine 300 DPI.
Opcije za pisanje Priopćenja
Nekoliko je opcija kad je riječ o izboru tko će izraditi vaše priopćenje. Budite iskreni u svojoj procjeni sposobnosti sebe i zaposlenika, kao i proračuna svog poslovanja, kada uzmete u obzir sljedeće:
1. Napišite sami
Ako ste sigurni u svoje PR i marketinške sposobnosti, sami napišite priopćenje za javnost. Uostalom, vaš posao ne poznaje bolje od vas - i koji je bolji način da uštedite?
2. Unajmite profesionalnog pisca
Ako ne posjedujete vještine ili nemate vremena za pisanje priopćenja za javnost, izvrsna je alternativa zaposliti nekoga da vam to napiše. Budite sigurni da radite s piscem koji ima puno poslovnog i marketinškog iskustva u pisanju. Da biste odredili njegovu razinu iskustva, zatražite podatke koji se odnose na struku, a također zatražite izravne uzorke. Napravite korak dalje i potvrdite profesionalne podatke podnositelja zahtjeva provjerom LinkedIn profila ili vršenjem Google pretraga.
Da biste pronašli pisca, zamolite kolege za preporuku, objavite oglas na Craigslisti ili web stranicama društvenih medija ili upotrijebite tražilicu. Cijene za profesionalnog freelancera mogu varirati od 50 do 500 USD ovisno o razini iskustva.
3. Radite s PR agencijom
Osim pisanja priopćenja za javnost, PR agencija može surađivati s vama u stvaranju opsežnog PR plana. Ipak, ako radite na ograničenom proračunu, mnoge PR agencije nestat će iz vašeg cjenovnog ranga. Općenito, PR agencije rade na mjesečnom osiguraču, dovršavajući prema ugovoru određeni broj priopćenja za javnost i drugih PR zadataka za vas.
Manje PR agencije mogu naplaćivati manje od 1.000 USD mjesečno za određeni broj usluga, uključujući priopćenja za javnost, dok veća butična PR tvrtka može naplatiti čak 10.000 USD mjesečno. No imajte na umu da postoje PR agencije koje rade projektno po projekt.
Kako promovirati svoje Priopćenje
Promocija je ključna za postizanje vašeg priopćenja za medije ispred pravih očiju i na dovoljno stolova koji će utjecati na njih.
1. Sastavite popis medijskih kontakata
Ako ste tip "uradi sam" ili ciljate lokalne medije, možete lako stvoriti vlastiti popis medijskih kontakata. Jednostavno zabilježite ime, položaj i e-poštu svakog kontakta za saopćenje za javnost i ne zaboravite redovito ažurirati ovaj popis, jer urednici često mijenjaju radna mjesta unutar tvrtki.
Da biste poslali priopćenje za javnost, jednostavno ga e-poštom pošaljite odgovarajućem uređivaču. Obavezno uključite priopćenje za javnost i fotografiju u obliku e-pošte, a ne kao prilog. Da biste povećali šanse za otvaranje e-pošte, u naslov teme e-pošte uključite naslov priopćenja za javnost.
2. Kupnja imenika
Izvrsni način za pristup mnogim ciljanim kontaktima je kupnja popisa direktorija. Pomoću direktorija možete odabrati općenite ili više specijaliziranih podataka za kontakt s medijima. Naravno, cijene za te mape mogu se značajno razlikovati. Neki popularni direktorij uključuju Burelle-ov Media Directory (60 do 1000 USD) i Bacon's Information, Inc. direktorije (425 do 1350 USD).
3. Koristite uslugu distribucije za tisak
Tvrtke kao što su PR Newswire i PRWeb mogu distribuirati priopćenje za tisak uz određenu naknadu koja se kreće u rasponu od 100 do 500 USD. Te distribucijske usluge stvaraju personaliziranu medijsku bazu podataka i distribuiraju priopćenja za medije odgovarajućim kontaktima.
Završna riječ
Nakon što steknete pažnju medija, važno je da vaše poslovanje bude spremno za pažnju i mogući priliv poslovanja koji može proizaći iz medijske pažnje. Budite dostupni, brzo vraćajte pozive i budite sigurni da imate dovoljno osoblja, propusne širine i dostupan proizvod. Ako ne, i novinari i pokrovitelji mogu se lako frustrirati i dijeliti negativne informacije o svojim iskustvima.
Uz to, nakon što određeni novinar pokrene priču o vama i vašem poslu, važno je ostati u kontaktu. Publicitet nije jednokratna stvar, a da biste bili uspješni, u vašem je najboljem interesu da na svoj popis kontakata nastavite slati zanimljiva i relevantna priopćenja za javnost i savjete izvana.
Koje druge savjete možete predložiti za izradu i distribuciju uspješnog priopćenja za javnost?
