Kako spriječiti prevare i krađe zaposlenika u vašem poslu - politike i planovi

Iako možda mislite da su prevaranti otvrdnjeni kriminalci koji skaču s posla na posao, časopis za knjigovodstvo izvještava da su većina pojedinaca koji počine profesionalne prijevare prvi put počinitelji. Također, vrlo malo prevaranta uzima posao s namjerom da prevara posao.

To znači da marljivi postupci zapošljavanja i temeljite provjere u pozadini nisu dovoljni da spriječe prijevare u vašoj tvrtki. Međutim, postoje određeni čimbenici koji pojedinca čine vjerojatnijim za počinjenje prijevara.

Udruženje certificiranih ispitivača prijevara tvrdi da postoje tri elementa koji se obično nalaze na mjestu kada se dogodi prijevara. Prvo, pojedinac koji počini prevaru osjeća financijski pritisak - visoki dugovi, raskošan način života, članovi obitelji s financijskim problemima i ovisnosti o kockanju svi su potencijalni izvori pritiska.

Drugo, pojedincu je potreban način da racionalizira prevaru. Interni monolog "Nisam dovoljno plaćen", "radim jače nego što gazda radi", "tvrtka to nikada neće propustiti" i "to zaslužujem" svi pomažu osobi da opravda neetičko ponašanje.

I na kraju, pojedincima je potrebna prilika za počinjenje prijevara. Iako vi kao vlasnik tvrtke ne možete uvijek utjecati na financijsku situaciju ili stav pojedinaca, na čimbenik prilika možete utjecati s čekovima i ravnotežama i odgovarajućom internom kontrolom.

Uobičajene vrste prijevara

1. Otuđenje imovine

Prema Udruzi certificiranih ispitivača prijevara, zloupotreba imovine je najčešća vrsta prijevara koja se događa unutar malih poduzeća. Protuprihvaćanje imovine se događa kada zaposlenik ili ugovaratelj osmisli plan za krađu ili zlouporabu resursa tvrtke, poput gotovine ili zaliha.

Obratite pažnju na to kako vaše poslovanje skuplja novac od kupaca. Ako ne postoje prave mjere, osoba može presresti novac i sakriti ga od vlasnika.

2. lajanje

Snimming, popularan način krađe gotovine, uključuje krađu dolaznog plaćanja prije nego što se ona u potpunosti zabilježi u financijskim podacima tvrtke. Na primjer, recimo da kupac želi kupiti proizvod u trgovini od cigle i maltera. Zamjenski prodajni djelatnik mogao bi prihvatiti plaćanje za robu, ali umjesto da bilježi transakciju, uložiti novac u džep.

S skimmingom, zaposlenik može snimiti samo dio plaćanja - na primjer, zabilježiti samo 50 USD plaćenih kad je dano 100 USD - ili ne uspjeti u potpunosti zabilježiti uplatu. Budući da prodajna transakcija nije evidentirana, ni prodajni prostor trgovine nije ažuriran. To znači da će stvarni poslovni promet u stvarnosti biti manji od onoga što se odražava u računovodstvenim evidencijama.

Ne samo da su transakcije osoba podložne skimmingu. Računovođa ili službenik koji prima plaćanja kupcima također može džep primiti novac. Tada zaposlenik može krivotvoriti kreditni zapis ili otpisati račun kao nenaplativi tako da tvrtka ne primijeti da nedostaje plaćanje.

Složena, ali prilično uobičajena prevara o skidanju potraživanja uključuje preskakanje plaćanja kupca. U shemi za knjiženje računa, knjigovođa ili knjigovođa izvrši u džepu gotovinsko plaćanje koje klijent izvrši na račun tog kupca. Da bi prikrio nedostatak, knjigovođa koristi plaćanje primljeno od drugog kupca prema računu prvog kupca. Ako drugi kupac primijeti neispravno stanje na računu, računovođa koristi plaćanje od trećeg kupca za pokriće deficita - i tako dalje.

Budući da su plaćanja tako loše upravljana, netko se na kraju uvijek ulovi u taj plan. Ipak, prevaranti mogu držati planove za plaćanje mjesecima ili čak godinama bez da budu uhvaćeni.

3. Novčana kasa

Gotovinska krađa slična je skimmingu u smislu da zaposlenik ili poduzetnik krade dolazni novac. Razlika u krađi novca je što zaposlenik krade novac nakon što je zabilježen u poslovnim knjigama.

Na primjer, zaposlenik može ukrasti novac iz blagajne nakon što je zabilježena transakcija. Zaposlenik može zabilježiti lažnu isplatu blagajne kako bi prikrio činjenicu da nema gotovine. Na primjer, zaposlenik može poništiti prethodnu prodaju ili izvršiti povrat i uzeti odgovarajuću gotovinu iz registra.

Znakovi da se gotovina krade
Sheme mršavljenja koje uključuju presretanje gotovine prije nego što se zabilježe, mogu biti teško otkriti. Možete primijetiti ove znakove upozorenja:

Niska zaliha. Ako je stvarni inventar u trgovini niži od onog koji bi trebao biti prema knjigama, moguće je da zaposlenik ne bilježi svu prodaju.
Praznine u numeriranim dokumentima. Za restorane i druge tvrtke koje koriste brojčane vaučere, jaz u bonovima može značiti da je zaposlenik odbacio račun i zadržao gotovinu.
Pritužbe klijenata. Ako zaposlenik kasni s plaćanjem, kupci se teže javljaju i žale se kako njihovi iznosi nisu u redu.
Niski prihodi tijekom određenih smjena. Ako je naplata novca manja kad god neki određeni zaposlenik radi, to može ukazivati na krađu novca.

Unutarnja kontrola za sprečavanje krađe gotovine

Zahtijevajte odobrenje upravitelja za izdavanje kredita, nevažeće prodaje ili računa otpisa. Jednom kada netko drugi sudjeluje u transakciji, razočarani zaposlenik ima manje mogućnosti ukrasti nezapaženo.
Izdajte mjesečne izvještaje s računa. Zaposlenici su manje zabrinuti s plaćanjem korisnika ako klijenti redovito ažuriraju stanje na svom računu.
Institut obvezno vrijeme odmora i rotacije poslova. Programi za prskanje brzo se raspadaju nakon što zaposlenik koji ima krivnju nema mogućnost kretanja gotovine.
Izvršite brojanje novčanih iznenađenja. Usporedbom gotovine u registru s novčanim primicima, menadžeri mogu brzo utvrditi razlike u gotovini.
Video kamere. Zaposlenici se manje ponašaju kad postoji video kamera koja nadzire registre.
Kutije za zaključavanje. Kad se uplate klijenta izravno pošalju u kutiju za zaključavanje u banci, gotovina ne prolazi kroz ruke zaposlenika i zaposlenici je nemaju priliku ukrasti.

4. Lažne novčane isplate

Umjesto da podižu novac kako ulazi u posao, ostali prevaranti kradu odlazne novčane isplate. Od svih načina na koje zaposlenici i ugovorni partneri pogrešno pribavljaju imovinu tvrtke, krađa novca stvaranjem lažnih novčanih isplate najčešća je taktika.

5. Sheme naplate

Zaposlenici mogu naplaćivati robu i usluge koje tvrtka nikada nije primila i unovčiti novac. Zaposlenik lažira račune s pripremljenim uslugama ili proizvodima, a kad se ček izvrši, prevarant ga sam unovči. Zaposlenik ima plaćanje izdanu nepostojećem dobavljaču, koristeći ime školske tvrtke koju zaposlenik ili prijatelj ili član obitelji posjeduje.

Zaposlenici se također mogu prevariti s postojećim dobavljačem kako bi kompaniju preplatili za proizvode. U zamjenu za poticanje napuhane fakture, prodavač daje zaposleniku smanjenje dobiti.

Znakovi sheme naplate

Cijene dobavljača znatno su porasle. Kad su stope jednog dobavljača porasle u višem postotku od industrijske norme, moglo bi se dogoditi da ne dobijete poštenu ponudu.
Postavke zaposlenika za određenog dobavljača. Zaposlenik koji inzistira na određenom dobavljaču ili nije otvoren za primanje ponuda drugih dobavljača može dobiti povratni udarac.

Unutarnje kontrole za sprečavanje sheme naplate

Održavajte listu odobrenih dobavljača i pišite samo čekove odobrenim dobavljačima. To vas sprječava da plaćate školske tvrtke ili prijatelje zaposlenika. Prije dodavanja dobavljača na popis, napravite neka istraživanja i uvjerite se da je to legitimna tvrtka.
Zajedno s odobrenim popisom dobavljača, vodite odobreni cjenik. To otežava zaposlenicima povećanje cijena u dogovoru s dobavljačima.
Zatražite kopiju izvješća o primanju prije nego što potpišete čekove. Na taj način potpisujete čekove samo za proizvode koje je tvrtka zapravo dobila.

6. Sheme nadoknade troškova

Drugi način da se novac izvuče iz tvrtke jest lažiranje izvješća o troškovima. Zaposlenici mogu dobiti provjeru umjetno velike nadoknade dodavanjem osobnih troškova, nepostojećih troškova ili na drugi način naduvavanja troškova na zahtjev za povrat troškova.

Znakovi sheme nadoknade troškova

Izvanredna izvješća o troškovima. Ako su izvješća o nekim troškovima zaposlenika veća od povijesnih prosjeka ili izvješća drugih zaposlenika, to je znak da zaposlenik troši previše.
Zaposlenik ne predaje potvrde. Kad originalni primici nisu priloženi u izvještaju o troškovima, nikad se ne zna je li zaposlenik stvarno pokrenuo troškove.

Unutarnja kontrola za sprečavanje shema nadoknade troškova

Zahtijevajte potvrde o naknadama troškova. Ako to ne učinite, zaposlenici mogu dodati troškove koji nikada nisu stvarno nastali.
Dokumentirajte pravila o nadoknadi troškova za vašu tvrtku. U njemu treba biti jasno koje vrste troškova se mogu nadoknaditi, a što nije primjereno za nadoknadu. Opskrbite kopiju pravila svim zaposlenicima.
Usporedite izvještaje o troškovima svih zaposlenika koji su stigli na određeno putovanje. Ako je jedan puno veći od ostalih, to je znak da se troškovi povećaju ili da zaposlenik namjerno troši više sredstava.

7. Provjerite sheme varanja

Zaposlenici ili naručitelji koji imaju pristup izlaznim čekovima poduzeća mogu ih dirati u vlastitu korist. Ako prazni čekovi ne budu zaštićeni, netko ih može ukrasti i objasniti sebi ili prijatelju. Knjigovođa koji sastavlja čekove kako bi se vlasnik tvrtke potpisao, kasnije može promijeniti ime na čeku, presresti ga i unovčiti.

Znakovi zloporabe čekova

Praznine u čekovnim brojevima. Ako postoji nedostatak u brojčanim praznim čekovima, moguće je da je netko podigao nekoliko.
Žalbe prodavača. Kada vas prodavač obavijesti da nije primio uplate iako ste skinuli ček, plaćanje je možda presretnuto.

Unutarnje kontrole za sprečavanje neovlaštenog nadzora

Čuvajte prazne provjere. Treba ih biti zaključana u vašem uredu u svakom trenutku. Ne dijelite svoj ključ, a čekajte samo kad je vaše knjigovodstveno osoblje spremno ispisati ih.
Pregledajte izvod svoje poslovne banke svaki mjesec. Potražite čekove za iznos koji ne prepoznajete. Zatražite od svoje banke da uključi skeniranje slike unovčenih čekova kako biste bili sigurni da nisu bili dirani prije odobrenja..

8. Krađa zaliha i ostale imovine

Čak i ako je vaš novac siguran, zaposlenici mogu pronaći načine krađe ili zlouporabe fizičke imovine kao što su računala, proizvodi tvrtke i inventar.

Primanje shema
Zaposlenici koji su uključeni u postupak primanja mogu ukrasti zalihe ili proizvode na mjestu isporuke. Zaposleni u shemiranju mogu izmijeniti dolazni izvještaj o isporuci i izvješće o prijemu tvrtke kako bi sakrili prevaru. Ako ti zaposlenici također imaju pristup dokumentaciji o kupnji, mogu izmijeniti zahtjev za kupnju tako da se podudara sa lažnim izvještajima o otpremi.

9. Asset Larceny

Ako nema puno fizičkih kontrola za nadgledanje imovine, zaposlenici i izvođači mogu jednostavno oduzeti imovinu tvrtke iz prostorija i nikad je ne vratiti.

Znakovi da se imovina krade

Niska zaliha. Ako je zaliha po knjigama veća od stvarne razine zaliha, netko bi je mogao ukrasti.
Dokumentacija inventara loše kvalitete. Ako podržavanje kupovine i primanja dokumenata nije izvornik ili se čini da su izmijenjeni, možda se bavite lopovim radom..

Unutarnja kontrola za sprečavanje krađe fizičke imovine

Izvršite nasumične popisne zalihe. Ovo vas može upozoriti na nedostatak zaliha i smanjiti vjerojatnost da će krasti zaposlenike.
Troškovi odvojene zalihe. Ista osoba ne bi trebala biti odgovorna i za kupovinu proizvoda i za njihovo primanje.
Instalirajte sigurnosne kamere. Posebno pratite prostorije i prostore u kojima se pohranjuju zalihe i vrijedni proizvodi.
Čuvajte zalihe i imovinu. Područja s vrijednom imovinom trebaju biti zaključana kad je to moguće, a ključeve trebaju imati samo određeni zaposlenici.

Više savjeta za sprečavanje prijevara s malim poduzećima

Uz to, postoje opće strategije koje se mogu koristiti kako bi se izbjegla prevara. Promjenom načina na koji upravljate i načina na koji delegirate zadatke možete smanjiti vjerojatnost da će netko prevariti vašu tvrtku.

1. Znajte svoje zaposlenike

Cowan, Gunteski & Co, tvrtka koja se bavi CPA-om, napominje da potencijalnu prijevaru možete ubaciti ako ste svjesni promjena u ponašanju i stavovima zaposlenika. Povremeno se javite sa zaposlenicima i odvojite vrijeme za razgovor o tome kako stvari idu.

Konkretno, pazite na ove osobine ponašanja koje su najčešće povezane s prevarantima:

Ako žive iznad svojih mogućnosti - na primjer, zaposlenik s niskom plaćom koji vozi luksuzno vozilo ili odvodi raskošan odmor
Doživljavate financijske poteškoće ili imate poteškoće s uspostavljanjem krajeva
Održavanje neobično bliskih odnosa s određenim dobavljačem
Ne želeći dopustiti drugom zaposleniku da preuzme dio svojih dužnosti
Nikad ne zovem bolesne ili uzimate godišnji odmor
Prolazi kroz razvod ili se bori s obiteljskim problemima

Naravno, nikad ne želite pretpostaviti da zaposlenici kradu samo zato što pokazuju neke od tih osobina. Ipak, ako sumnjate da se prijevara događa, možete svoje aktivnosti praćenja i sprječavanja prijevara usmjeriti na odjele i područja u kojima rade visoki rizični zaposlenici. Pokušajte pomoći zaposlenicima koji su pod stresom ili se financijski muče na bilo koji način - zadržat ćete više radnika i graditi lojalnost zaposlenika.

2. Upravljajte integritetom

Način na koji se ponašate kao vlasnik tvrtke može utjecati na stavove vaših zaposlenika u vezi krađe. Ako šijete uglove i ne djelujete etično, ljudi koji rade za vas skloniji su isto. Suprotno tome, ako uložite zajednički napor da budete iskreni i etični u svom poslovnom poslovanju, zaposlenici će shvatiti da se od njih očekuje isto ponašanje.

Napravite kodeks ponašanja koji opisuje vrstu ponašanja koje očekujete od svih u vašem poslu. Također, jasno stavite do znanja da su vam vrata uvijek otvorena za zaposlenike koji žele podijeliti brige u vezi s poslovanjem. Udruga certificiranih ispitivača prijevara otkrila je da većina menadžera saznaje za profesionalnu prijevaru nakon što im je dojavljena informacija, pa razmislite o provedbi anonimne telefonske linije za prijavu sumnje na prijevaru.

3. Odvojene dužnosti

Jedna od najboljih unutarnjih kontrola za sprečavanje prijevara je razdvajanje dužnosti. Drugim riječima, jedna osoba ne bi trebala biti odgovorna za toliko zadataka da se prijevara može počiniti i zataškati bez znanja vlasnika. Kako bi se uklonile mogućnosti prijevare, nijedna osoba ne bi trebala imati skrbništvo nad imovinom (poput gotovine i vrijednih proizvoda), mogućnost snimanja ili izmjene računovodstvenih podataka o toj imovini i moć autoriziranja transakcija oko imovine.

Razvrstavanje dužnosti je malo u malim poduzećima jer jednostavno nemate dovoljno ljudi među kojima biste podijelili zadatke. Ipak, postoje koraci koje možete poduzeti kako biste podijelili ključne funkcije sa samo dva ili tri zaposlenika.

Na primjer, recite da ste vi i uredski voditelj jedina dva zaposlenika u vašoj tvrtki. Iako upravitelj vašeg ureda može imati pristup neisplaćenim sredstvima, usklađujući bankovni izvod te stvarajući račune i bankovne depozite, vi biste trebali biti taj koji pregledava izvod banke, otvara poštu, pregledava transakcije i odobrava kreditne zapise.

Ako imate trećeg zaposlenika - recimo pomoćnika u uredu - neka zaposlenik uskladi izvod iz banke, otvori poštu i pripremi bankovne depozite. Ovo uklanja neke odgovornosti s vašeg tanjura i otežava upravitelju ureda skrivanje ukradenih plaćanja.

Završna riječ

Provedba internih kontrola presudan je dio zaštite vašeg poslovanja. Međutim, u praksi to može biti nezgodno.

Zaposlenici i naručitelji možda ne razumiju zašto se njihove dužnosti mijenjaju. Obavijestite svoje zaposlenike da su uspostavljene kontrole kako bi se zaštitile kao radnici i tvrtke. Uključite ih u proces poboljšanja poslovne sigurnosti i zatražite njihov doprinos na redovnoj osnovi. Budući da pojedinci svakodnevno rade, mogu imati uvid u određene postupke koji vam mogu pomoći u poboljšanju kontrola. Oni vam također mogu reći koje kontrole djeluju dobro, a koje nisu.

Jeste li ikada posjedovali ili radili u tvrtki u kojoj je netko počinio prijevaru? Kako se to dogodilo?