Vodenje virtualne tvrtke s udaljenim zaposlenicima - prednosti i nedostaci
Tada se dogodilo nešto što nisam očekivao: moj se posao gotovo preko noći osušio u stambenoj krizi, a ja sam započeo posao telekomunikacije s mladim pokretačem koji radi samo virtualno. Tijekom sljedećih 12 mjeseci eksplodirao je u rastu i našao sam se kao potpredsjednik. To je bilo prije 10 godina. Nikada nisam radio tradicionalni osobni posao i započeo sam vlastiti virtualni posao.
I dok virtualne tvrtke dolaze sa svojim jedinstvenim izazovima, one se hvale nekim uvjerljivim prednostima u usporedbi sa svojim kolegama od opeke i minobacača..
Što je virtualno poslovanje?
Stereotip virtualnih tvrtki je onaj internetskih tvrtki koje prodaju digitalne proizvode: softverske tvrtke, tehnološke kompanije, podatkovne kompanije - sve one i ništice i ništa fizičko ili opipljivo.
U stvarnosti, virtualne tvrtke su samo tvrtke bez središnjeg ureda, trgovine ili fizičke lokacije. Mnogi prodaju fizičke proizvode; jednostavno ih prodaju putem interneta ili telefonom. U nedostatku skladišta, oni izvršavaju izvršenje naloga za prijevoznike koji se bave brodom. Čak i tvrtke za prodaju nekretnina mogu biti virtualne, nudeći usluge uvrštavanja u promet, marketing i druge usluge koje se odvijaju u stvarnom svijetu.
Iako neke tvrtke, poput kafića i barova, nikada ne mogu postati virtualne jer prodaju osobno iskustvo s lokacijskim iskustvom, većina svjetskih tvrtki može se decentralizirati ako tako odluči. Ispada da su poljoprivredne kuće i uredski prostori manje presudni za poslovni uspjeh nego što bi vjerovali mnogi agenti za nekretnine.
U stvari, mnoge su danas najveće tvrtke počele kao kućne tvrtke, internetske tvrtke ili oboje. Jeff Bezos pokrenuo je Amazon kao internetska knjižica iz svoje garaže. Steve Wozniak imao je hobi da se pozabavi računalima u svojoj garaži, a Steve Jobs vidio je potencijal i pridružio mu se. Mattel je u početku posao s okvirom za slike koju su vodila tri prijatelja iz njihove garaže.
U novije vrijeme tvrtke poput Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs i Trebate proračun su sve započele kao i ostaju samo tvrtke virtualne.
Prednosti virtualnog poslovanja
Tijekom zadnjih 10 godina otkrio sam iz prve ruke nevjerojatne prednosti tvrtki koje rade samo virtualno. Neki su očigledni, drugi manje. I, naravno, postoji i nekoliko izazova. Ali po mom iskustvu, prednosti daleko nadmašuju izazove.
Što je za vas kao poduzetnika, imate li postojeću virtualnu tvrtku ili razmišljate o pokretanju nekog?
1. Smanjite troškove pokretanja
Ovo je očito. Fizički prostor košta novac: prije svega novac za iznajmljivanje, novac za njegovo opremanje i novac za održavanje lampica. Da biste fizičke troškove poslovanja postavili perspektivnim, razmislite koliko je novca zdravstveni div Aetna uštedio zatvaranjem ureda i prelaskom zaposlenika u telekomunikacije. Po završetku tranzicije Aetna je eliminirala 2,7 milijuna četvornih metara uredskog prostora štedeći ih 78 milijuna dolara.
U mom poslu, troškovi našeg pokretanja bili su rijetki. Kupili smo ime domene GoDaddy za 9,99 USD, kupljeno od hostinga Bluehost za 20 USD mjesečno (osnovni hosting možete dobiti od 2,95 USD), i podnio zahtjev LLC za 90 USD. Zbog toga je startup koštao oko 100 USD, u odnosu na tisuće dolara za pronalaženje i opremanje fizičke lokacije.
I kao što svatko tko je ikada pokušao dobiti financiranje za pokretanje tvrtke zna, što su niži troškovi pokretanja, to je veća vjerojatnost da ćete si moći priuštiti pokretanje, a da se ne oslanjate na vanjsko financiranje.
2. Donji tekući nadzemni
Fizički uredski prostor ne košta samo jednom. Sigurno da tvrtke s opekom i malterima imaju jednokratne troškove opremanja, poput namještaja, dekora, početnog kruga računala i uredske opreme, a možda i ožičenja. No, mnogi od tih troškova nastavljaju se ad infinitum. Najam se plaća svakog mjeseca, kao i komunalije i porezi na imovinu, koji često nisu uključeni u najam za poslovni prostor. A svi znamo koliko brzo tehnološka oprema zastareva i treba je zamijeniti.
Analiza preko 4000 studija o produktivnosti, troškovima i drugim razlikama između fizičkih i virtualnih tvrtki, Global Workplace Analytics utvrdio je da prosječne uštede na nekretninama za poslodavce koji prelaze na telekomunikacije iznose 10 000 USD po zaposlenom godišnje. To je samo ušteda nekretnina!
American Express izvještava da štede 10 do 15 milijuna dolara svake godine tako što uglavnom virtualiziraju svoju radnu snagu, kako prenosi Forbes. Agencija za upravljanje uslugama LAC Group procjenjuje da prosječni službenik košta samo 200 dolara godišnje samo za uredski materijal.
Moj vlastiti posao ne bi opstao da smo mi nastali iz glave. Tijekom vitkih mjeseci, jedini razlog koji smo si mogli priuštiti da napredujemo bio je taj što su naši obvezni tekući troškovi u prosjeku iznosili između 100 i 200 dolara mjesečno. Sve ostalo moglo bi se smanjiti prema potrebi.
Isprobajte ove dodatne savjete da umanjite administrativne režijske troškove u svom poslovanju. Ako upravljate postojećom tvrtkom i još niste spremni postati 100% virtualni, evo nekoliko ideja kako u međuvremenu sniziti troškove malih poduzeća.
3. Niži IT troškovi
Kao virtualna tvrtka, ne morate zaposlenicima osigurati računala ili čak tehničku podršku. Oni pružaju vlastitu opremu, a ako se računalo pokvari, na njima je da to poprave.
Network Alliance procjenjuje da prosječna tvrtka mjesečno troši 700 dolara po zaposlenom na IT. To uključuje opremu, povezanost s uredom, tehničku podršku i troškove radne snage u IT-u.
Imaju li djelatnici protiv da postanu odgovorni za pružanje vlastite opreme i tehničke podrške? Nikako, kako se ispostavilo.
4. Veća potražnja zaposlenika
Zaposlenici vole telekomunikacije. Global Workplace Analytics navodi da 70% zaposlenika ocjenjuje sposobnost telekomunikacija kao pomalo izuzetno važnog za odabir svog sljedećeg posla. Zapravo, 37% zaposlenika kaže da bi smanjilo plaću od 10% za mogućnost daljnjeg komuniciranja.
Ima smisla. Za mnoge radnike fleksibilnost - da postave svoje vlastite sate, budu dostupni svojoj djeci po potrebi i žive gdje god žele - vrijedi više od novca.
Poslodavci koji nude daljinsko komuniciranje profitiraju od veće potražnje i konkurencije među potencijalnim zaposlenicima, pomažući im brže popunjavanje željenih radnih mjesta i bolje zaposlenike.
5. Širi bazen rada
Slično tome, poslodavci koji mogu zaposliti ljude bilo gdje u svijetu imaju gotovo neograničen bazen potencijalnih zaposlenika. Ali za kompaniju koja se nalazi u izoliranom malom gradu, potencijalna radna snaga ograničena je na onoga tko živi u krugu od 30 milja. Taj mali bazen potencijalnih zaposlenika možda neće posjedovati vještine koje su tvrtki potrebne.
U mojoj vlastitoj tvrtki imamo zaposlenike u Pensilvaniji i Pakistanu, Houstonu i Indiji. Živim u Abu Dabiju veći dio godine. Manje se brinemo o tome gdje zaposlenik živi nego sa njihovim vještinama, osobnošću, produktivnošću i troškovima.
Kad ste spremni proširiti svoj tim, započnite s odlukom hoćete li zaposliti freelancera ili stvarnog zaposlenika.
6. Niži troškovi rada
Kad možete zaposliti ljude iz bilo kojeg mjesta na svijetu, možete iskoristiti geoarbitražu.
Geoarbitraža je fantastična riječ za zapošljavanje radnika u područjima s nižim troškovima života kako bi se smanjili troškovi osoblja. Na primjer, platio sam 12 dolara na sat za razvoj web-a putem usluga u Indiji. U mnogim su se slučajevima izvrsno snašli. I dok sam imao loših iskustava s jeftinim web programerima, također sam imao dosta loših iskustava s američkim web programerima s povoljnim cijenama.
Obrazovna usluga za web razvoj Codementor je provela istraživanje o troškovima web razvoja širom svijeta. Otkrili su da prosječni trošak zaposlenja za web programera u Palo Altu iznosi 87 dolara na sat. To je 7,25 puta više od 12 USD na sat koji sam platio nekim indijskim web programerima. Čak i ako je Palo Alto Web programer vještiji i iskusniji, što je daleko od zagarantirano, teško je zamisliti da su 7,25 puta učinkovitiji i produktivniji.
Ali niži troškovi rada ne proizlaze samo iz geoarbitraže. Sjetite se gornjeg istraživanja u kojem je više od trećine zaposlenika reklo da bi bilo spremno skinuti plaću s posla kod kuće?
Također, uzmite u obzir i broj zaposlenika koji uzimaju bolesne ili osobne dane kada im je stvarno potrebno jednostavno biti u kući dok njihova bolesna kći spava gore. Možda žele fleksibilnost da jedan sat izvedu važnu zapovijed, ili se jednostavno nisu osjećali kao da se odijevaju tog jutra i grize posao s posla i njihovi tračevi suradnici.
Istraživanje CareerBuilder pokazalo je da 35% zaposlenih zove bolesnike, čak i kad se osjećaju dobro. Global Workplace Analytics pronašao je dokaze da za telekomunikacijske službe vrijedi suprotno; imaju tendenciju da rade čak i kad su bolesni i vraćaju se na posao nakon operacije ili drugih medicinskih problema brže od osobnih zaposlenika. Američka udruga za upravljanje utvrdila je da su kompanije koje su implementirale daljinsko komuniciranje zabilježile 63% pad nenaplativih izostanaka.
Evo nekoliko dodatnih savjeta kako smanjiti troškove radne snage kako povećavate svoje poslovanje.
7. Niži promet radne snage
Promet zaposlenih je skup. Centar za američki napredak analizirao je 11 istraživačkih radova provedenih tijekom petnaestogodišnjeg razdoblja i utvrdio je da kvalificirane zaposlenike koštaju prosječno 213% godišnje plaće. Zato je važno da su zaposleni u telekomunikacijama sretniji sa svojim poslovima. U studiji koju je pregledao Forbes telekomunikacijski radnici bili su gotovo dvostruko vjerojatniji od uredskih radnika da vole svoj posao.
Poslodavci su primijetili. Prema podacima Global Workplace Analytics, 95% anketiranih poslodavaca odgovorilo je da je ponuda daljinskog komuniciranja imala "visok utjecaj" na zadržavanje zaposlenika. I sama sam to doživjela. Od desetaka udaljenih radnika kojima sam upravljao tijekom godina, mogu misliti samo na jednog koji je dao otkaz, a imao je više veze s razlikama u ličnosti nego nezadovoljstvom samim poslom.
Niti zadržavanje zaposlenika nije samo zbog radničke sreće. Zaposlenici često odustaju ne zato što mrze posao, već zato što se kreću i ne mogu ili ne žele prijeći dodatnu udaljenost. Kad zaposlenici mogu raditi s bilo kojeg mjesta i sviđa im se posao, oni imaju malo razloga mijenjati posao.
8. Veća produktivnost
Nevjerovatno je koliko vremena se gubi na "razgovoru o vodenom hladnjaku", na improviziranim sastancima i ostalim radnicima koji troše vrijeme na radnom mjestu.
Statistički podaci o visokoj produktivnosti radnika na daljinu su uvjerljivi. Prema američkom Express-u, telekomunikacijski uređaji proizvode 43% više posla od svojih ureda, navodi Forbes. U istom su izvješću pronašli porast 35% u produktivnosti zaposlenika Best Buy-a kada su implementirali program telekomunikacije. U studiji u Stanfordu na 16.000 radnika u pozivnom centru telekomunikacijski radnici bili su 16% produktivniji od službenika u uredu.
Zaposlenici se također bave proizvodnošću. Istraživanje ConnectedSolutions pokazalo je da je 77% radnika prijavilo veću produktivnost i rezultate rada prilikom rada na daljini.
Jedan od razloga ove veće produktivnosti je taj što radnici ne mogu pobjeći samo prikazivanjem i fizičkom prisutnošću. Po svojoj naravi, poslodavci na daljinu postavljaju određene prekretnice i preciznije metrike rada i vrijednosti zaposlenih (više o tome ukratko).
9. Skalabilnost
Što se događa kada uredsko poduzeće od 15 ljudi, s uredskim prostorom za 15 stolova, treba zaposliti 16. zaposlenika? Potreban im je novi ured, koji je skup, dugotrajan i razarajući za cijelu tvrtku.
Poduzeća na daljinu nemaju takva ograničenja. Kad mi se partner obratio oko zapošljavanja novog zaposlenika prošlog mjeseca, razgovor je prošao ovako: "U redu, zvuči dobro. Možete li objaviti oglas i pobrinuti se za pregled životopisa? Obavijestite me kad ste spremni da se uključim. " To je to. Bez diskusija o tome gdje bismo postavili novog zaposlenika, koji bi kompjuter dobili ili bi li oni mogli sjediti pored Negative Nancy.
Isti princip vrijedi ne samo za širenje vašeg tima, već i za širenje zemljopisno na nova tržišta. U virtualnoj tvrtki, ne morate otvoriti novi ured u Teksasu da biste služili tržištu Teksasa.
10. Bez komuniranja
Harvard Business Review pokazao je da ljudi dosljedno podcjenjuju koliko im bijedni posao čini posao. Zapravo, većina ljudi čini posao daleko stresnijim od posla.
Studije pokazuju da što duže ljudi borave, niža je njihova produktivnost na poslu i općenito je niže zadovoljstvo njihovim poslom. Jedna švedska studija čak je otkrila da parovi imaju 40% veću vjerojatnost za razvod ako jedan partner putuje duže od 45 minuta. Nije ni čudo što su radnici spremni skinuti plaću s telekomunikacijama. (I budimo iskreni, ni rad u pidžami nije tako loš.)
Ulazeći u zadržavanje i potražnju zaposlenika u cijelom krugu, više od dvije trećine zaposlenika izvijestilo je da će preuzeti drugi posao kako bi smanjilo posao, navodi Global Workforce Analytics. Nudeći ovaj aranžman, možete zaposliti bolje ljude i zadržati ih duže.
Kao zaključak, telekomunikacije dramatično smanjuju cestovni promet i emisiju ugljika. Studija iz 2017. koja je objavljena na web lokaciji za posao na telekomunikacijskom popisu FlexJobs otkrila je da su ljudi koji su telekomunikacirali barem pola vremena uštedjeli 7,8 milijardi kilometara putovanja, 3 milijuna tona stakleničkih plinova i 980 milijuna dolara nafte samo u 2017. godini.
Izazovi virtualnog poslovanja
Virtualne tvrtke ne dolaze bez rizika i nedostataka. Evo izazova s virtualnim tvrtkama i nekoliko savjeta za njihovo ublažavanje.
1. Timska komunikacija, drugarstvo i kultura
Još uvijek nema ništa poput razgovaranja s nekim licem u lice. Komunikacija putem e-pošte i telefona dobra je i dobra, ali postoje i socijalne nijanse koje morate odabrati kada osobno razgovarate s nekim. Trzanje usta ovdje, lagano mrštenje tamo, iskra dobroćudnog humora u očima koji vam daje do znanja da ste uključeni u šalu, a ne guza.
Ovi komunikacijski izazovi mogu se povećati u timskoj dinamici u kojoj više ljudi pokušava sarađivati i brainstorm. A kad imate članove tima iz cijelog svijeta, s različitim normama i kulturološkom pozadinom, rizik od nesporazuma i ogorčenja eksponencijalno raste.
Osjećaji izolacije i usamljenosti također mogu biti pravi problem udaljenim radnicima, od izvršnog direktora do virtualnog pomoćnika sa skraćenim radnim vremenom.
Taktika ublažavanja
Prvo, koristite video konferencije kad god je to moguće. Pomaže vam vidjeti ljude s kojima razgovarate. RingCentral je izvrstan alat za mala poduzeća. Ne samo da služi kao internetski telefonski sustav, već vam omogućava i video pristup kako biste mogli vidjeti ljude s kojima razgovarate.
Drugo, zakažite redovne pozive, čak i ako su brzi. Članovi tima moraju čuti jedni druge glasove i vidjeti lica jedni drugih, pa makar i samo nekoliko minuta jednom ili dva puta tjedno. Otvorite svaki sastanak s barem minutu ili dvije osobne zamjene u kojoj svi dijele ono što se događa u njihovom životu.
Također uspostavite neformalne kanale komunikacije za zaposlenike. Ponekad se ljudi trebaju maknuti na minutu da im nešto skinu s prsa. U mojim tvrtkama koristimo Skype kao fleksibilan način za radnike da komuniciraju putem trenutnih poruka, glasovnog poziva ili video poziva, bilo u grupama, bilo pojedinačno.
I na kraju, dajte zaposlenicima vlasništvo nad njihovim dijelom određenog projekta. Pobrinite se da znaju kako se njihov specifični rad uklapa u širu cjelinu; ne samo da im daje veći osjećaj svrhe, nego također pomaže razjasniti njihovu ulogu i odgovornosti.
2. Daljinsko upravljanje
Kako ćete znati radi li zaposlenik ako ih ne možete vidjeti kako rade?
Doduše, to je djelomično iracionalan strah. Uostalom, ne biste fizički gledali preko ramena svakog zaposlenika svake minute svakog dana, a samo zato što vidite da netko sjedi za njihovim stolom, to ne znači da radi. Ali ovdje postoji jezgra istine; menadžeri su prisiljeni određenije definirati očekivanja i mjerila za uspjeh prilikom nadzora udaljenih radnika.
Stojeći gledajući ljude kako rade i povremeno vikati na njih da rade brže, to ne ometa u virtualnom poslu. (Što se toga tiče, nije učinkovit ni na tradicionalnim radnim mjestima.)
Taktika ublažavanja
Za neke zaposlenike, poput prodavača, uspjeh je lako izmjeriti. Za druge je mračniji. Je li predstavnica korisničke podrške uspješna ako odgovori na veliki broj karata? Što ako odgovore na ulaznice brzo, ali ostave svoje kupce nezadovoljne i spremne napustiti vašu marku?
Svaki zaposlenik trebao bi služiti određenoj funkciji u vašem poslu. Definirajte to pažljivo i priopćite točno što očekujete od njih i kako ćete mjeriti njihov uspjeh.
Zakažite redovne razgovore sa svakim zaposlenikom kako biste se prijavili s njima i vidjeli kako im ide, profesionalno i osobno. Imajte na umu da se svi moraju osjećati povezano s nečim većim od sebe, a ta se veza posebno osjeća osjetljivom na udaljene radnike.
3. Daljinsko zapošljavanje
Udaljeno zapošljavanje, kao i sve ostalo u vezi s udaljenim radom, može biti naporno bez interakcije licem u lice. Povjerenje u crijeva i intuiciju teže je kad ne možete vidjeti mikroizražavanje i manirizam osobe. Teže je znati kada osoba laže ili dobiti preciznu mjeru o njima.
A jednostavna je činjenica da nisu svi izrezani na daljinski rad. Telekomunikacijski motori moraju biti unutarnje motivirani i unutar njih paliti vlastitu vatru. U virtualnom poslu nema mjesta za birokratske tipove koji se bacaju na papir, a koji izgledaju naporno.
Taktika ublažavanja
Ako najam nije "pakao" da, onda su oni "pakao" ne.
Razgovarajte s obećavajućim kandidatima onoliko puta koliko trebate da se zaposlite sa 100% povjerenja. Nastavite intervjuirati svježa lica dok ne osjetite toplinu te unutarnje vatre. Još jednom pomažu videokonferencije.
Druga je mogućnost zaposliti ljude lokalno i osobno obaviti razgovore. Tvrtka se može povremeno osobno okupljati po želji za vježbanje team buildinga, zabave i važne sastanke, no zaposlenici svakodnevno mogu raditi od kuće. Moja bivša tvrtka uzela je takav pristup i dobro je funkcionirala.
Završna riječ
Lakše je pokrenuti i razmjestiti tvrtku u današnjem svijetu nego ikad prije. Prodaja widgeta u 20th stoljeću možda je bila potrebna skupa trgovina sa dosta prometa nogu, ali danas, sve što vam treba je 9,99 USD za naziv domene.
Ipak, taj nož reže oba puta. Budući da je barijera ulasku toliko manja, to znači da se vlasnici tvrtki suočavaju sa stalnim poremećajima i izazovima kako postojećih konkurenata, tako i početnih startup-ova. Postajanje tvrtke koja je virtualno samo može vam pomoći da ostanete mršavi, zeleni i okretni, smanjuje vaše troškove i pomaže vam da fokusirate napore tamo gdje su najproduktivniji: marketing, prodaja, poboljšanja i širenje.
Kakva su vaša iskustva s udaljenim radnicima, telekomunikacijama i virtualnim tvrtkama?
