9 savjeta za planiranje ponovnog okupljanja obitelji o proračunu

Iako se mnogo obitelji još uvijek okuplja u nečijem domu na ponovnom okupljanju, obitelji se sve više odlučuju za raskošnija druženja. Neki su višednevni izleti za kampovanje u vozilima i šatorima; drugi se drže na brodovima za krstarenje ili u odmaralištima. Postoje detaljni proračuni za postavljanje, tombole za organiziranje, majice i šalice za kavu s obiteljskim grbom za prodaju. Bez obzira koliko jednostavno ili raskošno okupljanje bilo moguće, planiranje treba mnogo posla, a može biti jako skupo ako niste pažljivi.

Prije nego što prekoračite i završite planiranje nekog događaja kojem nitko ne može priuštiti prisustvovanje, evo nekoliko načina za planiranje zabavnog, pristupačnog okupljanja.

Planiranje okupljanja obitelji povoljnih za proračun

Kad je riječ o vašem susretu, želite li da se svi okupe u kući mame i tate i donesu jelo za dijeljenje? Treba li pokušati isplanirati okupljanje obitelji na odmoru u nekom odmaralištu? Hoće li ponovni susret biti poslijepodne ili trodnevni događaj?

Lako je osjetiti se preplavljenim detaljima prilikom planiranja ponovnog okupljanja obitelji. Dakle, uzmimo to korak po korak.

1. Počnite rano

Planiranje obiteljskog okupljanja oduzima posao, a to definitivno nije nešto što možete učiniti u posljednjem trenutku. U idealnom slučaju, trebali biste početi planirati godinu unaprijed; ovo će vam dati dovoljno vremena za odabir datuma i lokacije koji će odgovarati rasporedima i proračunima svih. Rano planiranje također će vam pružiti mogućnost dogovaranja najboljih cijena za hotele, dobavljače i aktivnosti.

Također trebate rano dobiti broj stanovnika koliko ljudi može prisustvovati. Gruba procjena prije bilo kakvog planiranja uštedjet će vrijeme kada gledate mjesta. Na primjer, ako na vašem okupljanju bude 300 (ili više) mogućih polaznika, nećete gubiti vrijeme istražujući državne paviljone koji će smjestiti samo 100 ljudi.

Ne zaboravite da, ovisno o doba godine, možete imati malo natjecanja u prostoru za mjesto. Na primjer, većina vjenčanja odvija se tijekom ljeta ili jeseni. Diplomski zabave održavaju se početkom ljeta, a blagdanske zabave u prosincu. Rano planiranje osigurava mogućnost rezerviranja mjesta koje želite kada to želite.

2. Stvorite Facebook stranicu obiteljskog okupljanja

Planirati spajanje obitelji znači komunicirati s desecima ili čak stotinama ljudi. To se brzo može pretvoriti u organizacijsku noćnu moru jer svi raspravljate o potencijalnim datumima, lokacijama i aktivnostima putem e-pošte ili telefonskih poziva. Također može biti skupo ako odlučite slati službene pozivnice zajedno s RSVP karticama.

Uštedite vrijeme i novac stavljajući svu svoju komunikaciju na jedno mjesto s Facebook stranicom obiteljskog okupljanja. Ovu stranicu možete učiniti privatnom tako da samo članovi grupe mogu vidjeti postove, a to je sjajan način dijeljenja detalja o nadolazećem susretu i dobivanje svih podataka o onome što bi željeli raditi. Pogledajte AARP za koristan članak o tome kako stvoriti obiteljsku Facebook grupu.

Ako ste zaduženi za planiranje, ne zaboravite razmišljati poput marketera. Vaš je cilj privući što veći broj ljudi kako bi se ukupni trošak po osobi smanjio. Dajte sve od sebe da isplanirate zabavne aktivnosti i stvorite glasnoću tako da više ljudi želi doći.

3. Otvoreno razgovarajte o proračunu

Čak i najjednostavnije spajanje obitelji može koštati nekoliko stotina dolara, a većina ih košta nekoliko tisuća ili više.Možda ste zaduženi za planiranje, ali to ne znači da ste spremni - ili ste u mogućnosti - podnijeti račun. Pa, tko će to platiti?

Ne možete razgovarati o troškovima ako prvo nemate ideju o vrsti ponovnog okupljanja koje želite organizirati. Želite li ponovno okupljanje mladih u državnom parku, gdje svi donose jelo za dijeljenje, ili raskošnije okupljanje na brodu za krstarenje, na ranču frajera ili odmaralištu? Hoće li vaš ponovni susret imati 20 polaznika ili 200?

Prvo razradite osnovne detalje, a zatim možete početi stvarati labavi proračun za događaj. Razmislite o svim troškovima koje ćete vjerojatno imati, a zatim dodajte jastuk od 5% do 10% kako biste obračunali neočekivane troškove.

4. Napravite plan za prikupljanje sredstava

Vaš sljedeći korak je da otkrijete kako financirati vaše okupljanje, a trebate razmotriti nekoliko načina.

Možete tražiti od svake obitelji ili sudionika da doniraju fiksni iznos za pokrivanje troškova ponovnog druženja. Taj bi novac trebao ići na bankovni račun koji otvorite kod drugog člana obitelji, u idealnom slučaju ne netko iz vaše uže obitelji. Održavajte depozite i troškove što je moguće transparentnije, možda uz mjesečni rekapitulaciju proračuna koju svima šaljete elektroničkim putem.

Novac možete i prikupiti na samom susretu. Zatražite od sudionika da donesu domaću robu, poput deserta, kruha i džemova, prodaju ostalim članovima obitelji, a sav prihod pokriva troškove ponovnog okupljanja. Možete i podijeliti darovane predmete, kao što su:

• Domaće jorgane
• Obnovljene i uokvirene starinske obiteljske fotografije
• Domaća kuharica puna starih obiteljskih recepata
• Obiteljsko stablo
• Obiteljska bilježnica
• Izvorni umjetnički ili drugi ručni radovi
• Antikni namještaj

Topiranje ima potencijal prikupiti puno novca, a svi predmeti ostat će u obitelji. Ždrijeb obiteljskih nasljednika može biti izvrsna opcija za članove obitelji koji se smanjuju na prijelaz u život u kojem pomažu.

Neke obitelji prikupljaju novac tijekom svojih druženja nudeći besplatnu hranu, ali radeći s novčanicom i prodajom vode i sode. Da biste to učinili, morat ćete podnijeti zahtjev za jednodnevnu dozvolu alkoholnih pića u gradu ili gradu u kojem ćete održavati događaj. Prvo istražite; neki gradovi dodjeljuju jednodnevnu licencu samo određenim skupinama, poput vjerskih organizacija, neprofitnih organizacija ili veterana, političkih, obrazovnih ili atletskih skupina. Primjenite rano jer aplikacije mogu potrajati najmanje dva tjedna.

5. Zatražite polog

Nakon što je nacrtan grubi proračun, bitno je da tražite od svake obitelji da podnese nepovratni depozit do određenog roka. Pri određivanju iznosa uzmite u obzir financijsku situaciju svake obitelji i razmislite o dopuštanju mjesečnih isplata ako je potrebno.

Tražiti nepovratni depozit članova obitelji važno je iz nekoliko razloga. Prvo, daje vam sredstva za kupovinu i osiguravanje depozita dobavljačima i mjestima. Također vam pomaže da odredite tko će zapravo doći; jednom kada se obitelj financijski obvezala sudjelovati na ponovnom druženju, mnogo je vjerojatnije da će se povući u posljednjem trenutku.

Da biste pratili plaćanja, koristite uslugu kao što je MyEvent. MyEvent omogućava vašoj obitelji da se registrira za ponovni sastanak, uplati depozite ili naknade za posjete, pa čak i izvrši dodatne donacije. Web stranica također omogućuje slanje anketa i anketa, stvaranje stabla obitelji i jednostavno stvaranje glasine oko događaja pomoću društvenih medija.

6. Razmislite o datumima izvan sezone

Svakako, bilo bi zabavno družiti se na skijalištu u siječnju ili na prekrasnoj plaži Great Lakes sredinom lipnja. No platit ćete visoki dolar ako ostanete tijekom vrhunca sezone na lokaciji.

Mnoga mjesta spuštaju cijene za 50% ili više za vrijeme izvan sezone, pa razmislite o odlasku na skijalište u lipnju ili u onoj sjevernoj kući na plaži u prosincu. Uštedjet ćete novac i još uvijek imate puno posla. Na primjer, većina skijališta ima kilometre pješačkih i biciklističkih staza, kao i bazene i planirane događaje. Šetnje zimskom plažom su lijepe i osvježavajuće, a većina sjevernih plaža je slobodna tijekom zimskih mjeseci, tako da ćete sami imati obalu.

7. Raspitajte se za grupne cijene u hotelskim sobama

Najvjerojatnije, vaša obitelj je raštrkana po cijeloj zemlji, što znači da će vam trebati hotelske sobe i puno njih. Jedan od najboljih načina za uštedu novca na hotelskim sobama prilikom planiranja ponovnog okupljanja obitelji je traženje grupne cijene koja vam može uštedjeti do 50% ili više od cijene soba. Međutim, za ostvarivanje velikog popusta za članove obitelji izvan grada potrebno je pregovaranje.

Prvo napravite domaću zadaću. Istražite cijene lokalnih hotela i napravite popis onoga što svaki hotel naplaćuje za tipičnu sobu, kao i mogućnosti pogodnosti boravka. Zatim provjerite koliko će vam trebati soba, kao i određene datume za prijavu i odlazak.

Kada nazovete, tražite da razgovarate s upraviteljem; Tipični predstavnik rezervacija vjerojatno neće imati ovlasti dogovarati grupne cijene. Obavijestite upravitelja o broju soba koje su vam potrebne i kada vam trebaju.

Neki menadžeri mogu pitati koliki je vaš proračun. Često koriste ovaj broj kao polazište za pregovore. Kad god je to moguće, zadržite to kod sebe; možete dobiti nižu cijenu ako upravitelj ne zna vaš raspon cijena. Uljudan način odricanja tih podataka jest reći: "Još uvijek razgovaramo s različitim članovima obitelji kako bismo pronašli cijenu koju si svatko može priuštiti." Obavezno im javite da kupujete unaokolo; možda ćete dobiti nižu cijenu ako znaju da zovete druge hotele.

Zapišite ime svakog menadžera, kao i njegovu ponudu, i obavijestite ih kada ćete donijeti konačnu odluku. Na ovaj datum, nazovite sve upravitelje, zahvalite im na njihovom vremenu i obavijestite ih o vašoj odluci. To je uobičajena ljubaznost. Postoji i mala vjerojatnost da će vam ponuditi nižu ponudu za privlačenje vašeg poslovanja ako im kažete da ste se odlučili rezervirati negdje drugdje.

8. Razmislite o krstarenju

Iznenađujuće, sveobuhvatni brod za krstarenje može biti savršeno mjesto za spajanje obitelji iz više razloga..

Brodovi za krstarenje mogu ugostiti ljude s velikim brojem proračuna. Na primjer, članovi obitelji s nižim proračunom često mogu dobiti sobe za 89 USD po noći, dok se oni s više raspoloživog dohotka mogu odlučiti za luksuznije sobe.

Krstarenja također oduzimaju većinu stresa planiranju. Za hranu i aktivnosti brine osoblje. Svi zajedno možete jesti doručak ili večeru u jednom od brojnih restorana ili blagovaonica, a zatim tijekom dana planirajte razne zabavne aktivnosti. Možete posjetiti toplice sa tetkom, gledati svoju djecu i njihove rođake kako se zajedno igraju u vodenom parku ili nastupati sa svojim djedom. Ne morate se brinuti ugostiti sastanak - ili radite većinu kuhanja - ili planirati „obiteljski dan“ prepun različitih aktivnosti. Sve što trebate učiniti je pojaviti se.

Još jedna od prednosti smještaja domaćinstva na obiteljskom brodu na krstarenju jest to što svi dobivaju pravi odmor dok se ponovno povežu s ljudima koje vjerojatno nisu vidjeli godinama ili čak desetljećima.

Iako je sveobuhvatni odmor na krstarenju prikladan i zabavan, oni također mogu biti skupi. Čak i ako postignete dobar rezultat u sobi, važno je imati na umu da je to samo početak troškova koji snosite vi i članovi vaše obitelji.

Na primjer, porezi i lučke pristojbe mogu dodati 100 do 200 USD na cijenu vaše karte. Morate platiti avionsku kartu do i iz luke, kao i taksi ili automobilsku službu od zračne luke do same luke. Ako se vozite do luke, obično ćete plaćati 15 do 20 dolara dnevno za parkiranje.

Ako vaš paket za krstarenje nije sveobuhvatan, morat ćete platiti hranu i piće, koji se brzo mogu nadopuniti. Na primjer, tipično alkoholno piće košta 7 do 10 dolara ili više na krstarenju, a povrh toga dodaje se i dobrobit od 15 do 18%. Mnoge brodice za krstarenje dodaju i dnevnu zahvalnost vašem konačnom računu koji sada iznosi i do 23 USD po osobi za većinu glavnih linija za krstarenje, prenosi USA Today.

Kao što vidite, cijena vaše sobe samo je vrh ledenog brijega - i uvijek imajte na umu da je cijena sobe po osobi. Važno je da istražite koliko bi krstarenje zaista moglokoštati svaku osobu dnevno kako bi članovi vaše obitelji mogli odlučiti mogu li si to priuštiti.

9. Razmislite o državnom parku

Ako za vas i vašu obitelj nije moguće dočekati druženje svoje obitelji na brodu za krstarenje, druga je mogućnost ugostiti okupljanje u lokalnom ili državnom parku. Možete unajmiti paviljon, koji često dolazi s roštiljem na drveni ugljen, za 50 do 100 dolara dnevno.

Neki veći parkovi imaju moderne ili rustikalne kabine za iznajmljivanje. "Moderna" kabina obično ima vodu i struju, dok "rustikalna" kabina to nema. Iznajmljivanje kabine za članove obitelji izvan grada može biti jeftinije od iznajmljivanja hotelske sobe, a kabina može osigurati miran prostor za odmor djece i starijih osoba tokom dana.

Neki parkovi imaju velike kabine ili odmarališta za iznajmljivanje. To može biti nekoliko stotina dolara po noći, ali ako tri ili četiri obitelji ostanu u jednoj zgradi i podijele troškove, to može biti vrlo pristupačno.

Prije nego što rezervirate kabinu ili paviljon, obavezno se raspitajte gdje su najbliže javne toalete, kao i mjesto ostalih sadržaja, kao što su plaža, igralište, bazen ili pristanište za ribolov. Ako bilo tko u vašoj obitelji koristi invalidska kolica ili šetače, raspitajte se o potencijalnim preprekama koje bi im mogle otežati prisustvo. Mnogi parkovi sada imaju posebne kabine, paviljone i igrališta bez prepreka.

Izbjegavajte druženje s obitelji na velikim praznicima, poput 4. srpnja ili praznika rada; državni parkovi na te datume naplaćuju svoje najviše naknade. Također ćete htjeti rezervirati kabine i paviljone što je prije moguće, jer mnogi državni parkovi rezerviraju mjesece - ili čak godinu dana - unaprijed.

Iako državni parkovi mogu biti odličan izbor, razmislite o ovim drugim lokacijama za pristupačno okupljanje:

• Zoološki vrt
• Tematski park
• Kamp ili RV park
• Crkva ili vjerska konferencija ili utočište
• Velesajam
• YMCA
• Lokalno jezero ili plaža

Dodatni načini smanjenja troškova

Postoji puno drugih načina da ponovnu povezanost svoje obitelji učinite dostupnom, uključujući sljedeće.

• Spremite na fotografije. Umjesto da zaposlite fotografa, zamolite člana obitelji da ispuni ovu ulogu. Razmislite o odricanju od naknade za posjetu ili im čak podarite digitalni fotoaparat ako pristanu fotografirati događaj i organizirati fotografije nakon toga.
• Spremi na glazbu. Ako će se vaše druženje nalaziti u velikoj banketnoj dvorani, zamolite muzički naklonjenog člana obitelji da svira DJ-a. Opet, kao poticaj, nude da se odreknu naknada svojih obitelji za događaj.
• Uštedite na smještaju. Razmislite o iznajmljivanju nekoliko kuća za odmor na zabavnom odredištu, poput plaže ili u planinama, i da svaka obitelj podijeli trošak podjednako. Svi ćete moći kuhati kod kuće, što može smanjiti 30% ili više od troškova ponovnog druženja, a imat ćete obilje stolova za večeru da se okupite i razgovarate.
• Uštedite na hrani. Hrana je ogroman trošak na ponovnim susretima. Neka bude jednostavno tako što ćete postaviti bar i neka svatko popravlja svoje obroke. Na primjer, možete postaviti hot-bar sa svim kreativnim dodacima koji možete zamisliti. Nacho bar, bar za hamburger, taco bar i sladoled bar su također zasigurno hitovi.

Završna riječ

Ponovno okupljanje vaše obitelji može biti nevjerojatno, a da ne morate trošiti bogatstvo angažirajući bend, izrađujući suvenire ili spajajući sve zajedno u nekom odmaralištu na američkim Djevičanskim otocima. (Iako to zvuči lijepo, zar ne?)

Najvažnije je da vaše ponovno okupljanje svima pruži priliku da se ponovo povežu i iskuse snažni obiteljski potez. To su vaši ljudi. Oni su ti koji imaju leđa i zalijepit će se za tebe kad nitko drugi neće. Provodeći vrijeme zajedno pričajući priče, razmjenjujući slike, smijući se jedni drugima i zabavljajući se, stvorit ćete veze i učvrstiti prijateljstvo bez obzira koliko novca odlučite potrošiti.

Jeste li ikad planirali okupljanje obitelji ili prisustvovali nekom? Koje biste savjete podijelili kako biste uštedjeli novac?